Als zorgorganisatie kun je je onderscheiden met je ambitie en kernwaarden: niemand doet het precies zoals jullie, en juist daarin schuilt de kracht. Maar hoe breng je die ambitie en waarden goed naar buiten? Hoe zorg je ervoor dat collega’s, cliënten, verwanten en partners zich erin herkennen? Begin 2025 zette Vilente met een frisse, nieuwe website en een vernieuwde huisstijl hun organisatie én ambitie stevig op de kaart. De website is volledig afgestemd op de informatiebehoeften van cliënten, met daarnaast een aparte sectie speciaal voor potentiële collega’s. Hoe dit project is aangevlogen, lees je in het artikel.
Bij Vilente draait alles om één centraal doel: onbezorgd oud worden. Want zeg nou zelf, wie wil dat niet? Als ouderenzorgorganisatie in de gemeenten Ede, Renkum en Wageningen biedt Vilente zorg, ondersteuning en behandeling die écht om mensen draait. Goed geïnformeerd worden hoort daarbij. Bij Vilente weten cliënten, familieleden, naasten, medewerkers, vrijwilligers en bezoekers, wat ze kunnen verwachten.
De wens voor een nieuwe website bestond al langer, maar kreeg echt vorm toen Vilente een nieuwe ambitie formuleerde. Pauline Tirion, Communicatieadviseur bij Vilente, vertelt: “Onze nieuwe ambitie is gebaseerd op het principe dat we uitgaan van wat cliënten zelf nog kunnen, hoe hun netwerk hen kan ondersteunen en waar wij als zorgorganisatie aanvullend kunnen zijn. Al deze aspecten moesten terugkomen op de website. We wilden een platform creëren dat deze mensgerichte zorg weerspiegelt — in teksten, in beelden en in de manier waarop samenwerking centraal staat.”
Naast de nieuwe ambitie was er ook duidelijk ruimte voor verbetering ten opzichte van de oude website. Pauline: “Met name de structuur en vindbaarheid van informatie wilden we graag aanpassen. De oude website was vooral ingericht op wat wíj wilden vertellen, en minder op wat cliënten daadwerkelijk zochten. Ook was veel informatie verouderd en ontbrak het aan een plek waar nieuwe medewerkers meer over ons konden ontdekken. Het was duidelijk: de bezem moest er grondig doorheen.”
Als je echt met een schone lei wilt beginnen, is stap één eigenlijk altijd: bepalen wie je doelgroepen zijn. Voor Vilente waren dat cliënten en hun naasten, zowel in de zorg als op de website, en daarnaast ook potentiële collega’s – over die laatste later meer. Die eerste legt Pauline uit: “Cliënten en hun naasten willen vooral weten welke zorg en dienstverlening we bieden, en hoe dat er in de praktijk uitziet. Daarom moest de website vooral gebruiksvriendelijk zijn, zodat zij zelf op zoek kunnen naar die informatie. Dat sluit ook aan bij onze keuze voor Planetree – een mensgerichte visie op zorg, waarin iedereen wordt gezien en gehoord: van bewoners tot medewerkers en vrijwilligers.”
De volgende stap was het grondig onder de loep nemen van de navigatiestructuur. Die is niet zomaar opgebouwd, maar is bewust over nagedacht met de gebruiker als uitgangspunt. Marjoke ter Laak, beleidsmedewerker bij Vilente, vertelt: “Samen met Daan Seegers, projectmanager bij a&m impact, zijn we gestart vanuit de bezoeker: wat willen ze weten en hoe zoeken zij eigenlijk? We merkten dat bezoekers via verschillende manieren de site doorlopen, daarom hebben we meerdere ingangen gecreëerd met een logische filterstructuur om de bezoekers snel en gemakkelijk de juiste informatie te laten vinden.
Kijk bijvoorbeeld naar de locatiepagina’s. “Daar zit nu een slimme filter achter, gekoppeld aan een kaart. Zoek je bijvoorbeeld zorg voor iemand met dementie, dan kun je dat meteen combineren met een locatie in de buurt. Dat was een flinke verbetering ten opzichte van de oude website.”
Pauline: “We begonnen met de vernieuwde ambitie en kernwaarden, maar al snel kwam de vraag op: past onze huisstijl hier eigenlijk nog wel bij? Het antwoord was nee – en zo werd het project gaandeweg groter dan we aanvankelijk dachten.” Voor het aanscherpen van de ambitie en uitstraling riep Vilente de hulp in van Einder. Samen met medewerkers, de cliëntenraad en de professionele adviesraad werd onderzocht wat typisch Vilente is. Dat resulteerde in een communicatieve vertaling van de koers en nieuwe gedeelde kernwaarden: richtingaanwijzers voor hoe Vilente wil (samen)werken.
Op basis daarvan ontwikkelde Einder een frisse, nieuwe huisstijl. Deze vormt de basis voor uiteenlopende communicatiemiddelen, waaronder belangrijke elementen voor de website. De oorspronkelijke opzet van het websiteontwerp was al gemaakt door a&m impact. Vervolgens zijn er, in lijn met de nieuwe stijl, extra contentblokken en pagina’s ontworpen door Einder. “De nieuwe huisstijl is inmiddels volledig doorgevoerd op zowel de corporate website als de werken-bij site,” vertelt Pauline. “De reacties zijn heel positief, en dat is natuurlijk erg leuk om te horen!”
De volgende stap: content. Marjoke: “Als eerste stap zijn we uit gaan zoeken welke informatie op de oude website veel werd bezocht. Aan de hand van de meest gestelde vragen, meest gebruikte zoektermen en populairste pagina’s hebben we de website geüpdatet. We hebben daarvoor teksten ontwikkeld en deze vervolgens getest bij de gebruikers en daarmee zijn we live gegaan.”
Pauline vult aan: “We wilden ook vooral het gevoel van ‘wie is Vilente?’ overbrengen. Een beetje show don’t tell. De ambitie en kernwaarden moesten niet letterlijk terugkomen, maar juist worden verweven door de hele website. In het nieuws, in de informatie die we delen, de locaties die we in de spotlight zetten. Dankzij het gebruik van foto’s had de vorige website al een warme, persoonlijke uitstraling. Dat wilden we behouden, maar ook laten zien hoe we dat in de dagelijkse praktijk echt vormgeven.”
Pauline: “Qua inhoud zijn vanaf het begin de juiste mensen betrokken: wat zijn nu echt de vragen die spelen, en wat leeft er onder (nieuwe) cliënten, bewoners en naasten? Ook het betrekken van naasten kreeg extra aandacht – hoe kunnen we hun perspectief goed naar voren laten komen? Alles is uiteindelijk zorgvuldig nagelezen door de adviseurs wonen en zorg en zorgmedewerkers die ook meedachten over de inhoud en de meest gestelde vragen. Daarnaast moesten bepaalde verplichte teksten – bijvoorbeeld over Jaarverslagen of vertrouwenspersonen – op de website worden opgenomen. We hebben ervoor gekozen om die standaardinformatie zo te herschrijven dat het wél toegankelijk en relevant is voor cliënten, in een tone of voice die hen direct aanspreekt. Bij de afdeling communicatie merken we inmiddels dat de website goed wordt bezocht en dat informatie goed wordt gevonden.
Naast een corporate website gericht aan de cliënten en hun naasten, heeft Vilente ook aandacht besteed aan een vernieuwde werken-bij sectie op de website. Pauline legt uit: “De aanpassing van het werkenbij-deel was een hele grote wens van ons. Niet alleen straalde de oude website niet uit naar potentiële medewerkers wie Vilente was, door de bestaande koppeling met AFAS konden we helemaal niet doormeten hoeveel sollicitanten we hadden.” Nu kan dat wel, en dat is meteen terug te zien in de cijfers. In de periode sinds de nieuwe website zijn er veel meer bezoekers op de website geweest en is het aantal sollicitanten toegenomen. “De vacatures krijgen nu veel meer ruimte en worden beter neergezet. Sollicitanten komen gewoon op een frisse website die onze kernwaarden uitstraalt en vertelt wie Vilente is.
Of alles vlekkeloos verliep? Nee, maar dat hoeft ook niet. Juist in een project als dit schuilen waardevolle inzichten. Marjoke blikt terug: “Tuurlijk, de planning had meer gestructureerd en gedetailleerder gekund. Maar belangrijker nog: het project bracht een bredere beweging op gang.”
“Het echt leren kijken vanuit de doelgroep is iets wat we niet alleen op de website, maar in de hele organisatie vaker mogen doen,” vertelt Marjoke. “Het nodigt uit om kritisch te reflecteren: hoe verlenen we eigenlijk zorg? Doen we dat nog op een manier die relevant is? Of mag daar iets in veranderen?” Die vragen zetten intern een proces in gang. Ze dagen teams uit om keuzes te maken, scherp te blijven en samen te bepalen of je als organisatie nog op koers ligt én hoe je dat vervolgens naar buiten toe uitdraagt. Zo zie je maar wat een nieuwe website allemaal teweeg kan brengen.
