Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Design Thinking legt basis voor sociaal intranet Sizaplein

Voor de vernieuwing van het online medewerkersportaal besloot zorgverlener Siza de aanpak op een compleet andere manier te benaderen. Vanuit het principe Design Thinking werden de wensen van de gebruikers centraal gezet en daarna kreeg het portaal via een creatief proces zijn uiteindelijke vorm. a&m impact zorgde voor de functionele- en technische uitvoering en pakte ook de doorontwikkeling in 2020 op.

Over Siza

Verspreid over Gelderland en Midden-Brabant biedt Siza allerlei vormen van zorg en ondersteuning aan mensen met een beperking. Dat kan bijvoorbeeld zorg aan huis betekenen of opvang in een dagbestedingslocatie. Bij Siza werken zo’n 2.600 betrokken medewerkers. Het aantal cliënten dat wordt bediend betreft zo’n 4.000 personen. De organisatie had al een intranet, maar deze voldeed niet meer voor de eindgebruiker, de medewerker.

Actiegerichte projectaanpak met Design Thinking

Monique van Oosterhout, Projectleider Sizaplein, startte daarom samen met Michel Peters, Manager Informatie & Technologie, een verbetertraject. ‘Wij werken in onze ICT al een tijdje heel actie- en resultaatgericht, vaak met een kort cyclische aanpak. Zo kunnen we veel beter inspelen op de snel veranderende technologie van tegenwoordig. Een specifieke projectmethode om dat te doen is ‘Design Thinking’ en we hebben dat afgelopen anderhalf jaar specifiek toegepast voor dit Sizapleinproject.’

Inzicht in behoeftes als vertrekpunt

Bij deze methode neem je de ervaring van de gebruikers als uitgangspunt voor de ontwikkeling. Door vervolgens in korte sprints te ontwikkelen en concrete prototypes te ontwikkelen en te testen, werk je vanzelf toe naar een systeem waar gebruikers daadwerkelijk iets aan hebben. ‘Een belangrijk onderdeel vormt het voortraject waarbij je onderzoek doet naar de behoeftes van je gebruikers. Wij zijn dus gestart met organisatiebreed vragen hoe het oude intranet werd ervaren en wat er allemaal beter kon. We hebben ons project genoemd naar de uitkomsten van het onderzoek, namelijk ‘zoeken, vinden, delen.’ Met een speciaal samengesteld designteam ging het project van start. Hierin zaten collega’s vanuit het primair proces en het centraal bureau. We dachten we na over de vraag: ‘wat krijg ik te zien als ik inlog?’. We wilden de eindgebruikers één omgeving bieden waar men informatie kon verwerken, raadplegen, delen, verwijderen en kon vinden wat ze nodig hebben om hun vak te kunnen uitoefenen.’

Lijst met verbeterpunten

Uit de enquête, die meer dan 400 collega’s invulden, kwam bijvoorbeeld naar voren dat de inhoud van het oude intranet erg aanbodgericht was en dat je de structuur goed moest kennen om er bepaalde informatie te vinden. Het ontbrak tevens aan samenhang tussen het intranet en overige applicaties. Bovendien werd het vervelend gevonden dat je op elke applicatie afzonderlijk moest inloggen, want daarmee raak je in de praktijk onnodig veel tijd kwijt. Tenslotte wilde iedereen graag een snelle zoekfunctie om documenten te kunnen vinden. Digitale communicatie was een must om sneller in contact te komen met elkaar. Zowel voor een betere en kortere digitale lijn, als in verbinding te blijven met elkaar en om samen te werken.

Prototype sociaal intranet maken

Het door Michel en Monique ingerichte designteam nam de verbeterpunten als uitgangspunt voor het nieuwe social intranet. ‘Samen met a&m impact zijn we vervolgens een intranet gaan ontwerpen dat helemaal op Siza is toegesneden. Het was zaak het vooral in te richten rond de vragen waar onze collega’s dagelijks antwoord op willen hebben. In de volgende stap werkten we toe naar een Minimum Viable Product (MVP), een soort voorproefje van het uiteindelijke systeem waarmee je bij de doelgroep kunt checken of dat daadwerkelijk aan de behoefte voldoet.’

Speurtocht als praktijktest

Toen de basis van het nieuwe portaal was ontwikkeld, moest alles nog functioneel worden getest. ‘We hebben toen een heuse speurtocht uitgezet waarbij we onze collega’s hebben uitgedaagd op zoek te gaan naar verbeterpunten op het intranet. We dachten dat zo’n 30 mensen hooguit zouden reageren, maar het bleek zo leuk om ermee aan de slag te gaan, dat wel 150 medewerkers meededen. Dat gaf toch wel een positieve indicatie van de mate van betrokkenheid.’

Ideaal uitpakmoment

Het grondige speurwerk leverde een aantal verbeterpunten op die gelukkig nog voor de officiële uitrol konden worden aangepakt. Zo kwam op het nippertje naar voren dat het fijn zou zijn als er een aparte pagina voor alle protocollen kwam. ‘Die heeft a&m impact toen vrij snel weten te realiseren. Uiteindelijk zijn we op 5 december live gegaan, als een soort Sinterklaascadeautje voor de zorgmedewerkers. De reacties waren ontzettend positief.’

Gestage doorontwikkeling met o.a. Microsoft 365 koppeling

Begin 2020 stond fase twee op de planning: het realiseren van alle systeem- en snelkoppelingen binnen het intranet. Maar dat werd vanwege corona enigszins opgeschoven. ‘Die periode hebben we intern gebruikt om instructies en filmpjes te ontwikkelen om het gebruik van het Sizaplein verder te stimuleren. a&m impact werkte achter de schermen wel aan de upgrade en uiteindelijk werd op 28 september een volgende versie gelanceerd met onder andere een Microsoft 365 koppeling, eenmalig inloggen voor verschillende applicaties en de mogelijkheid om groepen te maken, daarin te communiceren en informatie en bestanden te delen.’ Aan het gebruik van de oude Citrix-werkplek kwam daarmee ook een eind.

Bewust van belevingswereld

Siza is blij a&m impact te hebben benaderd voor de ontwikkeling, hoewel dat in het begin best spannend was. ‘Je moet wel vertrouwen hebben dat het geld en de moeite die je er insteekt, ook leidt tot bruikbare resultaten. Gelukkig bevestigde a&m impact dat vertrouwen volkomen. Ze begrijpen namelijk hoe onze organisatie werkt, kennen onze waarden en drijfveren en weten hoe de zorgpraktijk in elkaar steekt. Zo’n type partnerschap heb je beslist nodig om zulke grote IT-projecten te laten slagen.’

Meer weten over Design Thinking als projectaanpak of een demo van het Sizaplein zien? Neem dan contact op met Arno ten Hagen, directeur/ eigenaar a&m impact via a.tenhagen@am-impact of 0314-368160.

Benieuwd geworden?

Laten we bellen!

Wil je meer weten over onze producten? Laat je telefoonnummer achter en we nemen z.s.m. contact met je op.

© 2024 a&m impact