Wij hebben het al eens gehad over het belang van een goede zoekfunctie op websites. Op ons sociaal intranet is deze misschien nog wel veel belangrijker. Onze allesomvattende zoekfunctie maakt het mogelijk alles te doorzoeken. En met alles bedoelen we ook echt alles. Of het nu gaat om documenten, afbeeldingen, collega’s en nieuwsartikelen of informatie uit externe applicaties. Eén zoekopdracht en je doorzoekt het allemaal. Dat noemen wij pas efficiënt werken! Maar het is niet alleen de zoekbalk die bijdraagt aan een betere vindbaarheid, nog veel meer elementen én de eindgebruiker zelf spelen een belangrijke rol. We vertellen je graag meer over de zoekfunctie op het sociaal intranet.
Hoe vaak zeggen wij niet dat de digitale werkplek dé plek is om alles te vinden wat een zorgmedewerker nodig kan hebben tijdens zijn werkdag? Dat menen we ook. Het is echt het online hoofdkantoor van je organisatie waar alles en iedereen samenkomt. Maar met zoveel informatie op één digitale werkplek, hoe vind je nou snel wat je nodig hebt? Veel zorgorganisaties lopen er tegenaan dat de zoekfunctie op hun huidige intranet niet goed werkt of niet in andere systemen zoekt en dus alsnog veel informatie niet makkelijk te bereiken is. Daarom hebben wij juist veel aandacht besteed aan deze functie op ons sociaal intranet.
Met de zoekfunctie op het sociaal intranet zorgen wij ervoor dat medewerkers met een goed geplaatste zoekterm de resultaten binnen handbereik hebben. Dat betreft informatie dat op het intranet staat zoals contactgegevens, tijdlijnberichten of bestanden. Tegelijkertijd kan er, door de koppelingen met externe systemen, ook informatie uit applicaties zoals AFAS, Zenya of Topdesk worden gevonden via het intranet. Het bespaart de zorgmedewerker veel tijd en frustraties. Dus wat omvat die functie dan? Alles wat verbonden is aan de digitale werkplek!
Een zoekbalk is de eerste stap in het eenvoudiger en sneller kunnen vinden van de juiste informatie. Het is een van de functionaliteiten die wij leveren op de digitale werkplek. Maar als zorgorganisatie en voornaamste eindgebruiker kun je zelf ook nog een heleboel doen om het zoeken en vinden makkelijker te maken! Wij geven je een aantal tips:
-
Begin met goed uploadenDe bedoeling is dat het sociaal intranet alle informatie bevat die zorgmedewerkers nodig kunnen hebben én dat medewerkers daar zelf ook een bijdrage aan leveren. Wat dat inhoudt? Dat er heel veel verschillende informatiebronnen worden geüpload door heel veel verschillende mensen. Wat dan heel erg helpt om al deze informatie makkelijk vindbaar te maken is het goed labelen en structuren van deze bronnen en het geven van de juiste naam aan bestanden. Een duidelijke omschrijving in de bestandsnaam en/of titelnaam maakt het zoeken naar een bepaald onderwerp een stuk gemakkelijker. Eigenlijk begint het efficiënt kunnen gebruiken van de zoekfunctie dus al bij het uploaden.
-
Houd content up-to-date
Niks zo vervelend als een bestand vinden en er na een tijdje achter komen dat het sterk verouderde content bevat. Je wilt niet dat deze bestanden telkens omhoog komen als een bepaalde zoekopdracht wordt ingevoerd. Met onzeopruimcoach zorg je ervoor dat het bestanden gekoppeld worden aan personen, die dragen er verantwoordelijkheid voor en houden de informatie up-to-date. Wij helpen je daar al mee voordat we live gaan. Zo start je met een schone lei aan een nieuwe digitale werkplek. Daarna is het aan jouw medewerkers om dat up-to-date te houden.
-
Voeg synoniemen toe aan content
De juiste informatie vinden hangt voor een groot deel af van het vinden van de juiste zoekterm. Vaak worden niet de exacte termen onthouden, maar wel woorden die daar op lijken. Op het intranet kun je synoniemen invoeren bij het aanmaken van o.a. een nieuwsartikel, vacature of locatie. Op basis van deze synoniemen kan de bron ook gevonden worden. Dus ook als een medewerker niet precies weet hoe het bestand, artikel of bericht heet, kan het toch gevonden worden.
-
Maak gebruik van de filterfunctie
Zoek je een bestand en weet je nog enigszins waar dit staat? Dan kun je met de filterfunctie aangeven waar je in wil zoeken. Bijvoorbeeld in groepen, bestanden of locaties. Verder koppelt het sociaal intranet met verschillende externe systemen zoals Zenya, Vilans en TOPdesk. Je filtert gemakkelijk op de informatiebron die jij nodig hebt
-
Analyseer de zoekopdrachten van gebruikers
Fijn dat die zoekbalk helpt medewerkers efficiënter te werken, maar kan het misschien niet nog makkelijker? Het is goed om ook periodiek te analyseren welke zoektermen jouw gebruikers invoeren. Daar haal je namelijk een heleboel informatie uit die je weer kan gebruiken ter verbetering van het intranet. Bijvoorbeeld door veel gezochte pagina’s een prominentere plek op het intranet te geven. Neem bij deze periodieke meetmomenten ook de tijd om collega’s te vragen of hun profiel nog actueel is. Zo voorkom je dat je iemand benaderd die bijvoorbeeld al tijden op een andere afdeling werkt.
Als zorgspecialist weten wij waar zorgmedewerkers tegenaan lopen en hoe belangrijk het is om het werk zo efficiënt mogelijk te maken. Dat proberen wij te bewerkstelligen met het intranet én de zoekfunctie. Want hoe sneller iets gevonden is, hoe sneller de medewerker er mee aan de slag kan. Merk jij nou ook dat de medewerkers in jouw organisatie veel tijd kwijt zijn aan het vinden van de informatie die zij nodig hebben? Neem dan contact op, dan laten we je zien hoe onze digitale werkplek daarbij kan helpen!
