impact op Portaal Office 365 / Microsoft adoptie

Steeds meer zorgorganisaties maken de overstap van werken op een server naar werken in de cloud. Op deze manier beschikken alle medewerkers over één inlog, waarmee ze op elk gewenst moment en op elke gewenste plaats toegang hebben tot alle benodigde programma’s en informatie via Office 365. Toch blijkt dit in de praktijk niet voor alle zorgorganisaties even gemakkelijk. En daarom helpen we je bij a&m impact graag met een sociaal portaal voor Microsoft Office 365, speciaal voor zorgorganisaties.

Als ICT’er bij een zorgorganisatie is de vraag waarom je over zou stappen naar werken in de cloud niet moeilijk te beantwoorden. Geen gedoe met software-installaties, updates, versiebeheer en problemen op individuele apparaten. In plaats daarvan beschikt iedereen binnen de organisatie over dezelfde software die met één inlog toegang geeft tot een veilige omgeving. Omdat dit in de cloud staat is het via verschillende apparaten te benaderen. Dat leidt tot efficiënter werken met minder veiligheidsrisico’s en potentiële zorgen, mits iedereen er mee om kan en weet te gaan… En laat dat nu vaak niet het geval zijn. Om dit probleem op te lossen, helpen we je bij a&m impact graag met een medewerkersportaal afgestemd op jouw organisatie.

Hoe werkt dat dan, zo’n portaal voor Office 365? Zie het als een gebruiksvriendelijke schil over je Office 365 (met SharePoint, OneDrive, Teams en Skype) omgeving heen. Een gebruiksinterface die minimaal de functionaliteiten bevat die nodig zijn aan te passen door de back-office medewerkers en met namen en verwijzingen die voor jouw organisatie logisch zijn. Je gebruikt dus Office 365 en al haar cloudoplossingen, maar met een gebruiksvriendelijk portaal aan de voorkant. Zo merken je medewerkers niet zelf het verschil tussen gezamenlijk werken aan een document in SharePoint of het bewerken van persoonlijke bestanden in OneDrive en kan er gewerkt worden in één document van zowel het medewerkersportaal als de Office365-omgeving.

Het werken met een portaal voor de Office 365 omgeving, heeft diverse interessante voordelen. We noemen hieronder de belangrijkste.

• Efficiënter werken

We noemden het hierboven al: het allerbelangrijkste voordeel dat een portaal voor Office 365 je zorgorganisatie oplevert is dat je efficiënter zult gaan werken. Doordat het portaal zeer eenvoudig en gebruiksvriendelijk werkt, zullen je medewerkers het binnen no time onder de knie hebben en daardoor ook sneller accepteren.

• Minder licentiekosten

Het implementeren van Office 365 op je portaal brengt de kosten omlaag. In de zorg is niet voor elke functie het meest uitgebreide licentietype van Office 365 nodig. Het portaal maakt het namelijk mogelijk dat collega’s met verschillende typen licenties met elkaar samenwerken én het garandeert een soepele samenwerking tussen álle medewerkers, ongeacht licentie. Zo stuur je op minimalisatie van de licentiekosten, zonder efficiëntieverlies.

• Oude applicaties integreren

Door onze jarenlange ervaring in de zorg weten we dat de zorgmedewerker het liefst zo min mogelijk verschillende systemen gebruikt. De combinatie van ons portaal met Office 365 vervangt doorgaans veel andere software en applicaties. Het heeft de voorkeur om zo veel mogelijk losstaande systemen te integreren in het portaal. Dit kan middels een (API)-koppeling of door het nabouwen van deze functionaliteiten. Ook worden bestaande applicaties geïntegreerd in de zoekfunctie van het portaal. Zo ontstaat een volwaardige, gebruiksvriendelijke omgeving waarin de gebruiker écht alles vindt wat hij nodig heeft.

• Meer betrokken medewerkers

Een belangrijke voorwaarde voor het implementeren van een portaal in Office 365 is goede communicatie en het betrekken van medewerkers. Goede uitleg, training en ondersteuning bij het uitgerolde product zijn een tweede, zéér belangrijk aspect. Ook in dat opzicht ondersteunt a&m impact. Voor een goede implementatie zijn kartrekkers nodig: medewerkers die zelf intensief door a&m impact getraind worden en collega’s opleiden, ondersteunen en meenemen in de overgang. Door de medewerkers goed te informeren over de veranderingen, zal dit uiteindelijk ook meer betrokkenheid creëren.

Wil je als organisatie naar de Microsoft cloud migreren? Dan is ons sociaal intranet een mogelijkheid om dit op een zachte wijze te laten landen. Wij zorgen er voor dat de zorgmedewerker slechts één systeem heeft om mee te werken, ons sociaal intranet! Hierin hebben ze toegang tot alle documenten die in Office / Microsoft 365 zijn opgeslagen. Wil je meer weten over wat ons Office portaal jouw organisatie kan bieden? Maak dan nu een vrijblijvende afspraak, we denken graag met je mee! Vraag een demo aan en we bellen of mailen je zo spoedig mogelijk terug voor het maken van een afspraak.