Geïnteresseerd?
online vergaderen via het sociaal intranet
In iedere groep op het intranet kun je met de vergaderingen module je vergaderingen beheren. Hierbij kun je heel eenvoudig in je vergaderruimte online plannen, agendapunten vergaderen, notulen delen, taken voor leden maken en besluiten notuleren. Het voordeel van het toevoegen van deze functionaliteit aan je intranet, is dat alles in 1 systeem zit en er geen losstaand systeem voor aangeschaft hoeft te worden. Dat noemen we nog eens effectief vergaderen.
Voordelen van online vergaderen op sociaal intranet:
- Alle medewerkers kunnen het gebruiken omdat het intranet reeds toegankelijk voor ze is
- Het is makkelijk in gebruik
- Op deze manier is er niet weer een extra applicatie als vergader-, taken-, en notulentool
- Helpt bij de verdere adoptie van het social intranet
- Heeft een Office 365 integratie
Aanmaken online vergaderruimte
Vanuit een groep waar een gebruiker lid van is, kan iemand een nieuwe vergadering aanmaken. Het systeem werkt zo dat vergaderingen die vaker voorkomen meerdere tijdstippen met data kan bevatten. Bij het aanmaken van een nieuwe vergadering kun je daarom kiezen tussen een nieuwe vergadering aanmaken of een nieuwe tijdstip aan een bestaande vergadering toevoegen. In het screenshot hieronder is te zien hoe een nieuw tijdstip onder een bestaande vergadering toegevoegd kan worden. In principe is er alleen een startdatum met tijd en einddatum met tijd nodig om een nieuw tijdstip aan te maken.
Agendapunten verzamelen
Zodra een vergadering met tijdstip is aangemaakt kunnen hier nieuwe agendapunten aan toegevoegd worden. Dit kan op ieder moment, dus al vanaf het moment dat de meeting is aangemaakt, kunnen ze door alle leden van de groep toegevoegd worden. Ieder agendapunt heeft een titel, verwachte tijd om het te behandelen, een type om te zien wat er verwacht wordt, optioneel meerdere bestanden en optioneel de notulen. Bij ieder agendapunt wordt bijgehouden wie deze heeft ingevoerd en wanneer zodat hier geen ruis over kan ontstaan. Tijdens de vergadering kan bij ieder punt direct de notulen genoteerd worden zodat alles netjes bij elkaar staat.
Besluiten en taken
Wanneer er besloten worden genomen over een agendapunt worden genomen, kunnen deze bij het agendapunt genoteerd worden en is onder het tabblad Besluiten een overzicht met alle besluiten van die vergadering te bekijken.
Ook zijn er meerdere taken aan personen uit te delen die opgepakt moeten worden. Onder het tabblad Taken is een overzicht met alle taken van die vergadering te bekijken. Al je eigen taken vind je op /taken die via het icoon in de hoofdnavigatie (boven in beeld) te zien is.
Taken zijn over te dragen aan andere collega’s. De status van een taak is door alle leden van de groep en vergadering te volgen zodat iedereen altijd up-to-date is.