Zorgverlening Het Baken

Veel zorginstellingen die willen starten met een sociaal intranet lopen vast in de aanpak van het proces. Of de implementatie wordt niet het succes waar wel op werd gehoopt. Een goede voorbereiding vormt de kern van het verhaal, maar vanuit de stoel van een ontwikkelaar is dat eenvoudig gezegd. Daarom laten we graag een klant van ons aan het woord. Zorgverlening Het Baken uit Elburg ging niet over een nacht ijs en zette een gedegen traject voor hun intranet uit.

Naomi Venus, communicatieadviseur van Het Baken, en Ruud Lammers, projectleider vanuit Het Baken, vertellen eerst meer over de achtergronden van het project.

Naomi: ‘Het Baken is een regionale instelling voor advies, behandeling, revalidatie, begeleiding en professionele zorg voor ouderen in de gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Hattem. Met een intranet willen we ondersteuning bieden op het gebied van zelforganisatie en toe naar meer eigen verantwoordelijkheid. We willen het delen van informatie en samenwerking onderling stimuleren. Verder zullen we deze digitale werkomgeving inzetten om kleinschalige communities te vormen. Dat zorgt voor meer onderlinge binding en dialoogvorming rondom bepaalde thema’s. Het wordt ook het startpunt om vanuit te werken, de plek waar je jouw applicaties kunt vinden. Alles handig op één plek en met single sign-on zodat je nog maar één keer hoeft in te loggen. Men kan straks niet meer om het intranet heen.’

Ruud: ‘Voordat we bij a&m impact uitkwamen, hebben we een heel traject afgelegd. We zijn begonnen met ons inlezen, wat is een sociaal intranet en wat kan het ons als organisatie opleveren? Ondertussen waren we zo nieuwsgierig geworden dat we allerlei platforms van collega-zorginstellingen onder de loep hebben genomen. Wat was er handig? Wat werkte wel en wat juist niet? Een aantal functionaliteiten noteerden we meteen op ons wensenlijstje, maar er waren ook systemen die niet meer voldeden aan de standaard van deze tijd. Of zo statisch waren opgezet, dat je met geen mogelijkheid een eigen huisstijl kon doorvoeren. Dat wilden we absoluut niet. De mooiste systemen en de beste functionele features bleven ons bij, maar je moet wel bij jezelf nagaan of jouw medewerkers er straks makkelijk mee aan slag kunnen gaan. Een functionele toevoeging is alleen functioneel wanneer medewerkers er makkelijk en intuïtief mee aan de slag kunnen.’

Naomi: ‘Ook binnen Het Baken inventariseerden we de wensen voor het platform. We hielden enquêtes, brachten het onderwerp ter sprake tijdens koffiepauzes en gingen met een aantal mensen uitvoerig in gesprek. Het is wel belangrijk dat je dat op verschillende niveaus doet, want de behoefte aan communicatie en informatiedeling wisselt per team. Je hebt te maken met grote verschillen in informatiebehoefte bij ondersteunende diensten en dat van zorgmedewerkers.’

Naomi: ‘Op basis van alle interne en externe input, samengevoegd met onze eigen ideeën over de werking, kwamen we tot een uitgebreid Plan van Eisen. Daarin hebben we helder uiteengezet waar ons sociaal intranet aan moest voldoen, met onderbouwing.’

Klantgerichte intranetleverancier zoeken

Ruud: ‘Het selecteren van een leverancier voor de ontwikkeling vormde de volgende stap. Wij kwamen op het spoor van mogelijke partijen via referenties van collega-zorginstellingen, beurzen en een zoektocht op internet. Het was belangrijk dat de leveranciers konden voldoen aan ons Plan van Eisen, maar daarnaast vonden wij het ook van belang dat de organisatie al ervaring had in de zorg en onze taal kon spreken, zodat de vertaling naar een online oplossing kon worden gemaakt. We nodigden vier leveranciers uit om een presentatie te geven en daarvan bleven twee geschikte bedrijven over. Uiteindelijk viel de keuze op a&m impact.’

Ruud: ‘De selectie deden we aan de hand van een scorematrix. Het geeft houvast tijdens de gesprekken en keuze momenten. Het helpt je om er achter te komen of het bedrijf tegenover je geschikt is voor de klus. Het is daarbij ook een middel om op een transparante wijze de keuze naar het management te kunnen verantwoorden.

We namen verschillende factoren in de beoordeling op, waarbij het een wat zwaarder woog dan het andere, bijvoorbeeld:

• Hoe is de demo van de intranetomgeving opgeleverd? Hebben zij onze huisstijl en eisen uit het plan al (deels) geïmplementeerd?
• Hoe bieden ze ondersteuning bij de implementatie?
• Hoe zijn de referenties en ervaringen van andere organisaties?
• Wat is onze indruk van de look & feel en gebruiksvriendelijkheid?
• Wat zijn de implementatiekosten en jaarlijkse kosten?
• Beschikt het bedrijf over de juiste certificaten?
• Worden wij begrepen als klant?
• Wat is hun toekomstvisie op verdere ontwikkeling?
• Hoe hebben ze de vragen uit het Plan van Eisen beantwoord?
• Wat vonden wij van de gepresenteerde presentatie?

Naomi: ‘Het hebben van een klik met het bedrijf was belangrijk voor ons. Je moet er een goed gevoel bij hebben, want je gaat langere tijd met elkaar in zee. Plezierig samenwerken en elkaar vertrouwen, was voor ons ook een voorwaarde. En je merkt zoiets al snel aan de manier waarop een bedrijf zich opstelt in het selectietraject. Zo bleven sommige partijen tijdens hun presentatie erg algemeen, hadden zich niet verdiept in onze organisatie en specifieke wensen en gingen te globaal in op onze vragen. Een belangrijk onderdeel in onze keuze.’

Naomi: ‘Bij a&m impact was dat zeker anders. Het viel op dat ze goed naar ons luisterden en meteen op onze probleemstellingen wisten in te spelen. Ze waren ook nuchter ingesteld, en dat is een aspect wat goed op onze organisatie aansluit. Tijdens het ontwikkelproces is dat niet veranderd en we vinden het ook erg positief dat de programmeurs zo pragmatisch te werk gaan. Vragen we ons tijdens een overleg bijvoorbeeld af of een bepaald onderdeel mogelijk is, dan wachten ze niet tot ze weer op kantoor zijn, maar duiken ter plekke de techniek in om live een en ander uit te testen en met oplossingen te komen. Zo werken wij graag.’

Ruud: ‘Welke leverancier je uiteindelijk ook kiest, het is zaak om het project ook intern goed uit te zetten. Wij doen dat door naast een regiegroep ook een klankbordgroep in te stellen. De regiegroep volgt de ontwikkeling op de voet en stuurt zo nodig bij. De klankbordgroep heeft een belangrijke rol bij het creëren van relevante content en het testen van de prototypes. In de groepen zitten niet alleen zorgverleners en zorgondersteuners, maar ook medewerkers van de afdelingen beleid en kwaliteit, ICT, communicatie, welzijn en HRM. De eindverantwoordelijke is de projectleider.’

Community manager baant de weg

Naomi: ‘Tegelijk hebben we een community manager aangesteld, die als taak heeft om iedereen ‘warm’ te maken voor het platform en stuurt op het juist gebruik ervan. Degene die deze functie bij ons vervult, is zowel bekend met de zorg als ICT, is zelf enthousiast over het intranet, en straalt dat in alles uit. Hij gaat straks de introductie en begeleiding verzorgen en heeft daarvoor ook een technische training gevolgd. Plus nog wat extra cursussen op het gebied van community management.’

Naomi: ‘Verder is het zaak dat alle managementleden achter het project staan, zodat ook zij de voordelen breed kunnen uitdragen. Wij deden dat door ze stapsgewijs mee te nemen in het project en te laten zien wat dit in de praktijk gaat betekenen. Regelmatig komen we bij ze langs voor een update of presentatie.’

Testen en pilots

Ruud: ‘Ten slotte vormt een uitgebreide pilot een elementair onderdeel van de ontwikkeling. Het is de ultieme test of alles naar behoren werkt en aan de verwachtingen voldoet. Zo gaat op 23 april aanstaande onze testversie live met een team binnen de verpleeghuiszorg in Hattem. Ze krijgen dan allemaal toegang tot “Lev”, hun gepersonaliseerde digitale werkomgeving. Dat is niet alleen belangrijk om eventuele fouten eruit te halen of processen bij te sturen, dat team vormt ook de voorhoede die straks de rest kan overtuigen van het gemak van het systeem.’

Ruud: ‘Wat we verder nog willen meegeven is dat je bij een intranet moet blijven uitgaan van de zorgmedewerkers, en niet van wat je zelf nodig acht. Kijk naar je grootste gebruikersgroep, betrek ze bij het proces en leg je Plan van Eisen naast hun dagelijkse werkzaamheden. Blijf dat gedurende het ontwikkelproces toetsen, want voor je het weet zijn er weer allerlei proceswijzigingen gaande. Of er borrelen juist nieuwe ideeën op. Sta daar voor open en kijk of je ze wilt en kunt meenemen. Op die manier is ons intranet echt een systeem van onze medewerkers geworden.

Onderling ervaring en kennis uitwisselen

Wie wil zien hoe het sociaal intranet van Het Baken in de praktijk werkt, is van harte welkom een keer langs te komen. Neem via onderstaande contactinformatie even contact met ons op en wij brengen je in contact met Ruud Lammers, projectleider van Het Baken.

Geïnspireerd geraakt gaan na het lezen van de tips van Ruud en Naomi? Hun verhaal sluit wat mij betreft precies aan op hoe wij het selectieproces en de samenwerking met Zorgverlening Het Baken ervaren. Gestructureerd, helder, open naar elkaar toe en vooral allebei de wil hebben om samen te gaan voor het beste resultaat. We zijn trots op het platform wat straks het licht gaat zien; een maatwerk open source systeem waarmee Zorgverlening Het Baken een stevige basis heeft voor hun nieuwe werkprocessen. Met hier en daar een aantal gimmicks en zonder overbodige features, want het systeem moet immers leuk en simpel zijn om mee te werken.

Ben je zelf van plan een intranet op te zetten, dan kunnen wij niet vaak genoeg zeggen dat je alle tijd moet nemen om je goed te oriënteren op de mogelijkheden. Gelukkig merken we dat steeds meer zorginstellingen onderling ervaring en kennis uitwisselen, en dat is goed nieuws. Wij stimuleren dat ook door klanten met elkaar in contact te brengen. Dus bel je collega om advies, vraag ons om contactpersonen die je op weg kunnen helpen en ga vooral veel verschillende systemen in werking bekijken. Direct vrijblijvend een demo bij ons aanvragen kan natuurlijk ook.