Geïnteresseerd?
JADOS had het gevoel dat er op het gebied van interne communicatie en in de interne informatievoorziening winst te behalen viel. Om tot een oplossing te komen en te onderzoeken waar de behoefte van medewerkers daadwerkelijk lag, moest er eerst een stapje terug gezet worden. Met een externe partij werd het vraagstuk daarom zo open mogelijk benaderd om tot een helder plaatje te komen. Daaruit kwam naar voren dat het voor medewerkers belangrijk is om op een prettige manier informatie te kunnen vinden inclusief een goede zoekfunctie. Ook het kunnen uitwisselen van informatie en communicatie werd als belangrijk bestempeld. Vervolgens is JADOS, voor een tool die aansluit op de behoefte, uitgekomen bij a&m impact voor het ontwikkelen van het portaal JADESK.
Over JADOS
JADOS biedt begeleiding aan studerende of werkende (jong)volwassenen met de diagnose autisme. Dit doen ze via verschillende dochterorganisaties die ieder op een eigen doelgroep gericht zijn: Stumass voor hbo en wo studenten met autisme, Capito wonen voor mbo'ers met autisme en IVA voor werkenden en werkzoekende met autisme. JADOS biedt begeleiding gericht op ontwikkeling naar een zo groot mogelijke zelfstandigheid op het gebied van wonen, werken of studeren en leven.
JADESK als verbindende factor
Tom Dellepoort, Managing Partner a&m impact, vertelt over de ontwikkeling van het portaal JADESK. 'JADOS bestaat uit de drie bovengenoemde labels gericht op verschillende doelgroepen. JADESK is gemaakt als de verbindende factor voor alle medewerkers die over het hele land verspreid zitten. Doorgaans koppelen we met een Active Directory, Azure AD of HelloID. In dit geval hebben we een koppeling met G Suite van Google gerealiseerd. Gebruikers loggen in met hun (zakelijke) Google account dat ze gebruiken voor hun werk bij JADOS. Direct na het inloggen vragen we de gebruiker om informatie te geven over zijn of haar functie en werklocatie. Op basis daarvan maken we de gebruiker lid van communities die relevant zijn. Verder is er op JADESK altijd het laatste nieuws te vinden en alle handboeken uit de organisatie zijn ook in te zien. Voor het tonen van vacatures hebben we een koppeling met Easycruit. Een gepubliceerde vacature in Easycruit is dus direct zichtbaar op JADESK. JADESK is voor de coronacrisis gelanceerd en heeft zijn waarde afgelopen periode al meer dan bewezen.'
Informatie makkelijk op te halen
Barbara Beuwer is adviseur marketing en communicatie bij JADOS. Ze geeft aan dat de ontwikkeling van JADESK geen doel op zich is, maar bedoelt om het werk van medewerkers makkelijker en leuker te maken. 'Wanneer onze mensen er blij van worden is het geslaagd. Op het moment dat onze medewerkers hun werk goed kunnen doen zijn onze cliënten daarbij gebaat. Dáár draait het om. En dat is het geval. JADESK biedt vele mogelijkheden en voldoet aan de doelen die wij als organisatie hebben. Onze medewerkers zitten landelijk verspreidt en moeten veel informatie digitaal halen. Op JADESK is deze informatie goed gestructureerd beschikbaar en is daarnaast via de zoekbalk vindbaar. Zo was bijvoorbeeld het kwaliteitshandboek voorheen niet gebruiksvriendelijk & toegankelijk en met de komst van JADESK wel.'
Snellere adoptie door corona
Barbara: 'We zijn in februari gestart met JADESK, met het idee dat de gebruiker zelf bepaalt waarvoor het systeem gebruikt wordt en hoeveel tijd dit mag kosten. Dit hangt ook af van de functie. Iedereen weet momenteel de informatie te vinden die voor zijn of haar werk relevant is. Daarnaast wordt JADESK gebruikt voor het stellen van vragen, het delen van kennis, het raadplegen van nieuwsberichten en vacatures. We zien verschillen per persoon en per rol hoe actief er mee aan de slag wordt gegaan, maar duidelijk is dat de coronacrisis een impuls heeft gegeven aan de adaptie van het systeem. JADESK was toen corona uitbrak in maart namelijk het platform waarop informatie werd gedeeld en we hebben JADESK ingesteld als belangrijkste middel van communicatie. Hier kon men dus niet omheen. En we hebben hier zeer positieve reacties op ontvangen.'
Bewezen waarde
'Het aantal berichten dat geplaatst wordt in de communities is vrij hoog. Mensen delen onder andere persoonlijke ervaringen en geleerde lessen, naast de nieuwsvoorziening vanuit JADOS die meer op zenden gericht is. Hierdoor zien wij dat bijvoorbeeld een medewerker die in Groningen zit en over veel kennis bezit, dit weer deelt met bij wijze van spreken een collega in Maastricht. Daarnaast is het voor ons erg mooi om te zien dat veel medewerkers zich veilig genoeg voelen om vragen te stellen. Zo komt de al aanwezige kennis van anderen op de juiste plek in de organisatie terecht, waardoor een cliënt weer geholpen kan zijn. Dit zijn mooie dingen om te zien.'
Boven verwachting
'Eerlijk gezegd is JADESK meer geworden dan we er in eerste instantie van verwacht hadden. Zeker ook door de manier waarop onze medewerkers het hebben opgepakt en gebruik maken van de mogelijkheden. Het systeem is simpel en werkt erg goed. Dit komt vanuit de techniek, maar met name de samenwerking met a&m impact heeft het tot een succes gemaakt en is zeer goed bevallen. Zo was er maatwerk mogelijk waar nodig en was het antwoord pas nee als het echt niet kon. Het systeem voelt ook als echt iets van ons samen. Tijdens het traject, en ook nadat het eindproduct is opgeleverd, loop je soms tegen nieuwe wensen of problemen aan. Deze pakken we dan samen op.'
Toekomstige uitbreiding
Volgens Barbara zijn er nog een aantal operationele koppelingen die in de toekomst nog verder doorontwikkeld mogen worden. 'Als JADOS zijn we met Google ingestoken, terwijl de koppelingen met Microsoft 365 producten over het algemeen verder doorontwikkeld zijn en er hierdoor meer mogelijkheden al beschikbaar zijn. In de toekomst willen we de koppeling met Google agenda bijvoorbeeld soepeler laten verlopen en er zijn nog een aantal systemen waar wij mee werken, zoals de urenregistratie, waarmee de koppeling (nog) niet te maken valt. Dit is een extra uitdaging.'
Prettige samenwerking
'Alleen een sociale intranet oplossing kunnen heel veel bedrijven verkopen, maar het meedenken en een succes maken van de implementatie is wel echt een verdienste van a&m impact. Hierdoor heb je een echte sparringpartner die vanuit kennis en ervaring bij andere organisaties mee kan denken en durft te spiegelen. Door kritisch te zijn naar elkaar toe kom je echt verder', voegt Barbara Beuwer er nog aan toe.
Mogelijkheden
Denk je dat jouw organisatie ook geholpen is met een sociaal intranet zoals wij ontwikkeld hebben voor JADOS? Heb je vragen of zou je graag een demonstratie krijgen? Neem gerust contact met ons op via 0314 - 368 160. We helpen je graag verder met een persoonlijke oplossing.