Naar inhoud

Toekomstbestendige digitale werkplek Jeugdformaat

Jeugdformaat, 4Consult en a&m impact ontwikkelen een toekomstbestendige digitale werkplek

Gebruikers door de dag heen optimaal ondersteunen en tegelijkertijd eenvoudig kennis delen én elkaar vinden en betrekken vanuit 1 centraal digitale werkplek. Met die ambitie zijn Jeugdformaat, 4Consult en a&m impact aan de slag zijn gegaan. “In de zorgsector een uitdaging, gezien de grote diversiteit aan achterliggende software. Maar het is gelukt”, vertelt Hans Reints (Leidinggevende ICT bij Jeugdformaat). De drie partijen ontwikkelden samen een gebruiksvriendelijke toegang die straks ook door andere zorgpartijen kan worden toegepast.

Verbindend en toekomstbestendig

Er is nu een digitale werkplek (community platform) die energie geeft, waar gebruikers elkaar vinden en steunen, waar zij kennis delen en die samenwerkingen optimaal faciliteert. Dit is het centrale knooppunt waaruit de applicaties worden opgestart: ongeacht of de applicaties allemaal al webbased zijn of dat zij nog van een oude generatie zijn die via technieken als Citrix of RDS ontsloten moeten worden. Met de inzet op een webbased georiënteerde totaaloplossing is de basis voor materiële kostenbesparingen gelegd, waarvan een belangrijk deel al gerealiseerd is. Ook biedt het mogelijkheden qua beeld en geluid, waardoor ontwikkelingen als e-health beter ondersteund worden.

De gebruiker centraal

De gebruiker heeft een grote diversiteit aan taken die gedurende de werkdag op hem afkomen. Doel was daarom om één centraal digitaal knooppunt te ontwikkelen waarin informatie (delen) en hulpmiddelen bij elkaar komen. Daarbij stonden gemak en eenvoud voorop. Belangrijk was om de ICT-kosten zo laag mogelijk te houden. In deze ambitie hebben Jeugdformaat, 4Consult en a&m impact elkaar gevonden.

“Bewust hebben we ervoor gekozen om het sociaal intranet de basis van de totaaloplossing te laten zijn”, vertelt Tasso Heijnen (online-marketeer en verbinder van Jeugdformaat). “De medewerkers kunnen eenvoudig zelf berichten plaatsen, met elkaar chatten of groepen aanmaken. Hiermee is het opstarten van een project zeer laagdrempelig geworden: je kan eenvoudig collega’s uitnodigen en een digitale projectomgeving aanmaken.”

Hans Reints vult aan: “Uitgangspunt is eenmaal inloggen op het device (zoals een laptop) en van daaruit alles op kunnen starten vanuit het sociaal intranet van a&m impact. Hierbij is rekening gehouden met het belang van veilige opslag van data en wordt onder meer gebruik gemaakt van two-factor authenticatie.”

”Gebruikers krijgen veel prikkels (alerts) vanuit allerlei applicaties. We waren op zoek naar oplossing waarbij deze op één centraal punt bij elkaar komen”, vertelt Hans. “Het sociaal intranet van a&m impact maakt het mogelijk om te werken met live-vensters (widgets) waarbij bijvoorbeeld de outlookagenda en de agenda van ons EPD (MoreCare4) bij elkaar direct op het startscherm getoond wordt. Dit is verder uit te bouwen naar bijvoorbeeld een tegel waar alle alerts vanuit de verschillende applicaties overzichtelijk bij elkaar worden getoond.”

Veiliger met Single Sign-on

De toegang naar alle applicaties loopt via Single Sign-on (SSO). Hans vertelt verder: “Loggen onze gebruikers straks bij ons in via device, dan komen ze direct op een persoonlijke pagina. Ze kunnen meteen doorklikken naar hun applicatie of document en hoeven niet nog een keer in te loggen bij het betreffende systeem. Behalve tijdwinst en minder frustratie bij onze gebruikers levert zo’n SSO dus ook een veel veiliger systeem op, want het voorkomt dat er overal lijstjes met wachtwoorden gaan rondzwerven.”

Voorkomen van problemen met cloudovergang

Volgens Arno ten Hagen, directeur van internetbureau a&m impact, tackelt dit intranetportaal precies de problemen die momenteel bij veel cloudmigraties ontstaan: “Naast Jeugdformaat zien we veel andere zorgorganisaties die wel naar online werken willen overgaan, maar ontzettend worstelen met de toegang ertoe. Waar ze vaak tegenaan lopen is dat sommige cloudoplossingen een stuk minder gebruiksvriendelijk zijn voor de eindgebruikers. Gebruik je bijvoorbeeld Office 365, dan sla je met tools als OneDrive en Sharepoint bestanden online op, maar die zijn voor de meeste zorgmedewerkers veel te ingewikkeld. Ook zien we dat de zorgmedewerker het liefste zo min mogelijk verschillende ICT systemen wil gebruiken. Daarom hebben we alles in één portaal ondergebracht.”

Hybride systemen veel voorkomend

Als tweede punt noemt Arno dat veel instanties voorlopig nog vastzitten aan hybride systemen, waarbij een deel van de software alleen lokaal en een deel in de cloud draait. “Voor een deel van de bedrijfssoftware is er namelijk nog geen online alternatief, waardoor men hier vaak Citrix en Remote Desktop Services (RDS) van Microsoft voor gebruikt. Bovendien kiezen veel organisaties er ook bewust voor om hun data op eigen servers, en dus in Nederland, opgeslagen te houden vanwege de privacy. Ze stappen dan liever nog niet volledig over naar bijvoorbeeld Office 365, omdat ze dan niet goed weten waar de gegevens staan en onder welke wetgeving dat valt en omdat er nog een bepaalde angst is voor de cloud.”

Bredere toepassing

4Consult zorgt binnen het project voor de opzet van de cloud-infrastructuur, hosting en het beheer van alle lokale legacy software. Peter Swaneveld, directeur van 4Consult: “Wij leveren ook software, hardware en werkplekondersteuning bij andere organisaties en omdat steeds meer klanten overstappen op mobiele werkplekken, willen we ze de mogelijkheid bieden dat eenvoudig en zonder securityproblemen te doen. In de gezamenlijke oplossing met a&m impact zijn het sociaal intranet, de toegang tot cloudtools en alle offline applicaties en data volledig geïntegreerd, dus het vinkt vrijwel al onze wensen af. Daarom gaan we het samen tot een universeel format doorontwikkelen.”

“In de zorg zien we bijvoorbeeld ook steeds vaker integrale samenwerkingen tussen verschillende organisaties. Die vergen dan vaak een aparte samenwerkingsportal. De oplossing die we met elkaar hebben gebouwd, biedt ook kansen om dit op een kosteninteressante wijze toe te passen op dit soort situaties”, vertelt Peter. “Het format van zowel de interne als externe portal zijn straks redelijk eenvoudig door te kopiëren naar andere infrastructuren. Met zorginstellingen die interesse hebben in zulke toepassingen gaan we dan ook graag in gesprek.”

Vruchten plukken van elkaars expertise

Volgens de drie partners ligt de kracht van de portals in de bundeling van hun expertises. “We delen elkaars kennis en ervaring bewust om ieders hardware, techniek en inhoud naar een hoger level te brengen,” sluit Hans Reints af. “Zo komen we samen tot ideeën hoe we onze ICT kunnen blijven optimaliseren. Op deze wijze hebben we het aantal Citrix-licenties flink kunnen afbouwen. Dat bespaart niet alleen een hoop kosten, ons doel om 100% online te gaan komt zo al aardig in zicht.”

Inspirerende community coaches

Nog voordat Jeugdformaat het nieuwe intranet introduceerde binnen de organisatie, zijn er twee collega’s aan de slag gegaan als community coach. Beide zijn werkzaam in de hulpverlening en hebben daarom goed zicht op wat hun collega’s nodig hebben. Zij combineren de rol van community coach met hun eigen functie. Inmiddels zijn Iris en Frouke al een aantal maanden actief. Daar waar zij zich eerst vooral richtten op het verkennen van de mogelijkheden en het enthousiasmeren van de collega’s voor het nieuwe intranet, zie je dat zij nu echt een grote bijdrage leveren aan het bouwen van de interne community. Frouke en Iris geven webinars en houden chatsessies. Ze beantwoorden vragen van collega’s, laten zien wat er mogelijk is en halen tegelijkertijd wensen op. Ook zoeken zij teams actief op om ze te vertellen over de meerwaarde en ze te helpen bij bijvoorbeeld het aanmaken van een groep of het delen van informatie.

Demo sociaal portaal

Jeugdformaat, a&m impact en 4Consult laten graag zorgorganisaties en andere geïnteresseerden de mogelijkheden van het ontwikkelde intranetportaal zien via een demo.

Meer weten over dit project of een afspraak maken? Neem contact op met:

Neem contact op!

Cookie-instellingen

a&m impact maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.