Makkelijker en sneller bij alle applicaties kunnen die je dagelijks gebruikt, betere communicatie tussen zorgverleners, eenvoudig documenten kunnen delen en eens flink het mes zetten in het woud van kostbare softwarelicenties. Het is een greep uit de wensen die zorgverlener Warande, specialist in ouderenzorg in Bilthoven, Zeist en Houten, aan serviceprovider Korton overlegde toen ze hen vroeg om het hele digitale systeem van Warande te moderniseren. Dat werd in co-creatie met partner a&m impact afgelopen jaar gerealiseerd.
Dirk Boomstra, directeur bedrijfsvoering Warande: ‘Begin 2020 werd een aantal van onze Microsoft licenties niet meer actief ondersteund. En omdat we ook nog wat veelgebruikte apps lokaal op onze servers hadden draaien, ontstond al snel de wens om het hele beheer en alle applicaties te vereenvoudigen en centraliseren. Ook hadden we wensen voor een nieuw intranet, waarmee medewerkers gemakkelijker informatie kunnen delen en vinden. We willen ernaartoe dat je als medewerker niet meer op zoek moet gaan naar nieuws en documenten via mails of gedeelde mappen en schijven, maar het automatisch voorgeschoteld krijgt.’
Een klus die geknipt was voor Koen Renes, projectverantwoordelijk bij serviceprovider Korton: ‘Warande is een vrij grote organisatie met zo’n 1200 medewerkers, verdeeld over meerdere zorglocaties en een deel werkt thuis of verleent ambulante zorg. We hebben voor de hele organisatie een up-to-date stabiel systeem ingericht met volledig dekkende wifi, razendsnelle verbindingen en ook alle hardware is grotendeels vervangen en op orde. Verder zijn veel apps en softwarepakketten ingeruild door cloudoplossingen en alles is voorzien van de nieuwste licenties. Ook is Warande nu helemaal over op Microsoft 365.’
Korton is ruim 25 jaar gespecialiseerd in IT-outsourcing en heeft een dienstenpakket wat specifiek op de zorg is gericht. Koen: ‘We kunnen het hele plaatje verzorgen; hosting van servers en applicaties, het inrichten van LAN, WAN en in het bijzonder alles voor de werkplek. Daarnaast richten we ook hybride cloudomgevingen in. Alles is door ons te beheren, maar kunnen daarin ook maatwerk leveren, natuurlijk in afstemming met de ICT-afdelingen van de zorgverlener.’
Om Warande te voorzien van een eigentijds communicatieplatform, wist Korton dan ook direct dat ze a&m impact moesten inschakelen. De partijen trekken vaker samen op en kennen elkaar via zorgverlener AxionContinu, waar ze een mooie ICT oplossing tot stand brachten. Maikel Starreveld, projectmanager bij a&m impact: ‘We versterken elkaar omdat beide organisaties focussen op die broodnodige handen aan het bed. Om daar meer tijd voor te vrij te maken, wil je systemen opzetten waarmee je rond die zorg alle administratieve handelingen en communicatieprocessen efficiënt en gebruiksvriendelijk kunt afhandelen. Korton ontwikkelt dan de complete technische infrastructuur voor zo’n digitale werkplek en wij ontwerpen de voorkant, wat je ziet zodra je inlogt op het systeem. Zo maken we een mooie match.’
Zo’n digitale werkplek wordt helemaal op maat ingericht, want je wilt dat elke medewerker er makkelijk en met plezier in kan en wil werken. Dat betekende voor beide partijen eerst uitgebreid inventariseren aan welke specificaties het platform moest voldoen. Norbert Biemans, manager ICT van Warande: ‘Het simpelst is gewoon iedereen te vragen wat ze dagelijks doen en waar ze mee werken. We noemen dat ook wel het laaghangend fruit plukken. Dus namen we samen met Korton allerlei interviews af en maakten we zogenaamde persona’s. Voor iedere functie of werkstijl stel je dan een profiel op met de bijbehorende informatie- en ICT-behoefte. Dat brachten we ook voor complete afdelingen en teams in kaart.’
Na de platformontwikkeling volgde een uitgebreide adoptiefase waarbij alle werkplekken gefaseerd in werking werden gesteld, inclusief een intensieve begeleiding. Dirk: ‘Alles draait om trainen, trainen en het blijven trainen van je medewerkers. Alleen op die manier kun je zo’n overgang succesvol laten slagen. Je moet voor dat gedeelte zeker aandacht hebben. Wij hebben een paar maanden de tijd genomen om alle mensen te instrueren met workshops en webinars en daarop ook stevig geïnvesteerd. Als opvolging hebben we ook digicoaches aangesteld die daarna de vragen opvangen en collega’s verder wegwijs maken.’
Toegegeven, er zijn altijd wel gebruikers die even moeten wennen. Norbert: ‘We hebben een aantal applicaties de deur uit gedaan en vervangen door een goed alternatief. De ene medewerker pakt zulke dingen makkelijker op dan de ander. Met Outlook gingen we bijvoorbeeld grotendeels over op de webversie. Die is in de ogen van sommige gebruikers minder gebruikersvriendelijk dan de lokale versie. De opslagcapaciteit is beperkter en als je dan nog e-mails bewaart van 13 jaar terug, leidt dat tot frustratie. In die gevallen kijken onze digicoaches welke oplossing we ze kunnen bieden. Uiteindelijk hebben we weer besloten om de lokale versie voor iedereen beschikbaar te maken. Hierdoor hebben we een aantal problemen en frustraties weg kunnen nemen. Soms moet je terugkomen op eerder genomen beslissingen.
In tegenstelling tot die kritische geluiden zijn er ook voortvarende gebruikers ontstaan die zich vol enthousiasme storten op de handige snufjes die in Microsoft 365 te ontdekken zijn. Norbert: ‘Toen er bijvoorbeeld centraal iets geregeld moest worden voor de boosterprikken, hebben ze Microsoft Bookings gebruikt om snel een reserveringssite in elkaar te sleutelen. Verder is de onderlinge interactie er een stuk op vooruit gegaan. Zeker voor de mensen die veel op locatie aan de slag zijn of thuis moeten werken vanwege het coronavirus. Een goed digitaal platform kan dus zeker zorgen voor meer betrokkenheid bij de organisatie.
De portaaloplossing is verder zo opgezet dat er vrij eenvoudig functionaliteiten aan zijn toe te voegen. Koen: ‘We monitoren het systeem continu en sowieso houdt a&m impact elk kwartaal speciale updatesessies. De digicoaches gaan ook samen met eindgebruikers kijken waar verbeteringen of uitbreidingen nodig zijn. Als daar bijvoorbeeld uitkomt dat ze voor het openen van een bepaalde applicatie vijf keer moeten klikken, verplaatsen we dat toegangsicoon naar het startscherm zodat het nog maar één keer wordt. Vaak gaat het maar om kleine aanpassingen, maar die maken het voor een grote groep een stuk makkelijker.’
Naast gebruiksgemak zit vooral de winst in de efficiency die door de totaaloplossing is bereikt. Dirk: ‘Er is eigenlijk niet een specifiek onderdeel dat eruit springt. Omdat we nu gelijktijdig meerdere zaken hebben aangepakt en vervangen, zoals netwerk, hardware, applicaties en licenties, sluit alles mooi op elkaar aan en werkt het geheel veel handiger en sneller. Daarin zit volgens mij de grootste meerwaarde. Ook kun je op het platform via Single Sign On met één keer inloggen bij alle applicaties die je gebruikt. Het is dus vooral een mooie, toekomstbestendige oplossing geworden.’
Norbert is het daar grondig mee eens: ‘Bovendien hebben we nu voor iedereen, waar ze ook zijn, een snelle digitale werkplek met een volledig geïntegreerd sociaal intranet dat volledig is gericht op de zorg. Therapeuten en zorgverleners kunnen elkaar daarin opzoeken, ze maken allerlei groepen aan en als je een bepaald project of onderzoek wilt starten heb je hier je ontmoetingspunt om te vergaderen, videobellen of documenten te delen. Aan de mensen die er nog niet mee bekend zijn, leggen we het ook wel uit als de “zakelijke versie van Facebook”, omdat het net zo handig werkt.’
Ook voor het beheer zijn er grote stappen vooruit gezet. Dirk: ‘Onze ICT afdeling hoeft nu minder applicaties te ondersteunen en het aantal licentiecontracten is drastisch geminimaliseerd. We hebben nauwelijks meer lokale servers en apps, het beheer is in de cloud geregeld en alles is compliant met onze licenties bij Microsoft. Via Korton zijn we nu ook goed en in voldoende mate voorzien van de nodige security. Zoiets is voor iedere organisatie prettig.’
De transitie is met hulp van Korton en a&m impact dan ook beslist goed geslaagd. ‘We zijn ontzettend tevreden met het resultaat en er is een mooie samenwerking tussen ons ontstaan. Het lijkt misschien allemaal heel simpel en vanzelfsprekend voor de gebruiker, maar achter de schermen hebben we er samen in anderhalf jaar tijd veel werk voor verzet!’
