Met een focusgroep met afgevaardigden uit verschillende lagen in de organisatie en om meer verbinding te creëren, ontwikkelde TSN Zorg hun sociaal intranet: Niek. Een centrale plek ontwikkeld voor én door medewerkers, waar nieuwsberichten, protocollen, applicaties en collega’s zijn verzameld. Zo kan er samen gewerkt worden aan het verlenen van goede zorg én aan het echte TSN-gevoel.
Over TSN Zorg
Met drie woonzorglocaties en 85 wijkteams biedt TSN Zorg verpleging en verzorging in verschillende provincies in Nederland. Hun missie is cliënten zo lang mogelijk zelfstandig en waardevol te laten leven in de vertrouwde thuisomgeving. Mocht dat niet meer mogelijk zijn, dan in een vervangend warm thuis bij TSN. Met een Zorgkaart Nederland waardering van 9.1 gaat deze missie behoorlijk goed! TSN staat dicht bij haar cliënten, medewerkers en sociale partners. Wonen, zorg en welzijn is een belangrijke driehoek in de dienstverlening.
Verbinden van mensen
Als je organisatie zowel wijkverpleging, woonzorg en specialistische zorg biedt in meerdere regio’s en op verschillende locaties, is het lastig om iedereen met elkaar in verbinding te brengen. Leonie van Davenhorst, Communicatieadviseur bij TSN Zorg, vertelt: “Op onze drie woonzorglocaties werkt ieder op zijn eigen locatie. In de wijk ben je vooral zelfstandig op route en ben je met zorg verlenen, daar ligt je focus. Veel medewerkers in de wijk zien elkaar slechts één keer in de zes weken tijdens een vast overlegmoment. Maar iedereen, ongeacht of je in de specialistische wijkteams op een woonzorglocatie of in de wijkverpleging werkt; iedereen werkt bij TSN. We hebben meer verbinding nodig, want we zijn immers één TSN. We willen onze collega’s op een laagdrempelige manier dichter bij elkaar brengen. Het sociale intranet ondersteunt ons daarbij.”
Focus aanbrengen
Toen de keuze voor een intranet en passende leverancier eenmaal gemaakt was, werd het tijd om na te gaan denken over de inrichting: ‘Wat wil je als organisatie op het portaal?’ en ‘Wanneer heeft het meerwaarde voor de medewerkers?’. Leonie: “We hadden vanuit onze projectgroep wel een idee, maar we vonden het ook belangrijk om de medewerkers te betrekken. Samen met a&m impact hebben we een focusgroep georganiseerd.” Maikel Starreveld, projectmanager bij a&m impact, vult aan: “We hebben onder andere met workshops achterhaald wat de behoeftes en wensen waren van medewerkers met verscheidene functies bij TSN. Zo vroegen we bijvoorbeeld wat ze het meest belangrijk vonden door hen punten te laten verdelen.
Ook hebben we besproken welke informatiebronnen zij gebruiken gedurende de werkdag, welke communicatiekanalen worden gebruikt, welke informatie ze willen kunnen vinden van de ondersteunende diensten en nog veel meer. Dit alles om het platform qua communicatie te stroomlijnen en om kennis centraal te bundelen.”
Herorganiseren van content
Nadat de functionaliteiten waren bepaald, werd het tijd om de inhoud onder de loep te nemen. Maikel: “In een workshop hebben we nagedacht over het maken van de ‘kapstok’ waaraan de content moest komen te hangen.” Leonie legt uit: “Het herorganiseren van content was echt een grote hap in onze voorbereiding. We hadden wel 1001 documenten die ook nog eens moeilijk doorzoekbaar waren. Samen met o.a. de afdeling kwaliteit en opleidingen zijn we alles gaan uitzoeken. Wat willen we ermee en hoe gaan we het dan presenteren? Op het sociaal intranet hebben we een kennisplein, voor bijvoorbeeld zorg en beleidszaken, en een medewerkersplein, voor HR-zaken, in het leven geroepen. Sommige documenten hebben we omgezet in pagina’s. Door de zoekbalk is alles nu eenvoudig te vinden door medewerkers.”
Nieuws
Ook qua nieuws kunnen medewerkers alles op het intranet vinden. Niet meer tweewekelijks een nieuwsbrief versturen, maar nieuws direct op het intranet kunnen plaatsen. Leonie: “Niet alleen is nieuws daardoor ook echt nieuw, het scheelt communicatie ook veel werk. Al brengt het ook nieuwe vraagstukken met zich mee: wat is nou echt nieuws? Op het intranet geef je medewerkers de mogelijkheid om zelf te bepalen wat zij nieuwswaardig vinden. Door de leesstatus bij nieuwsberichten zie je gemakkelijk wat er veel wordt gelezen en wat minder. Als maar 10% het leest, is het dan wel nieuws? Daarin zijn we nog wel zoekende.”
Met elkaar in gesprek
Naast nieuwsberichten biedt het sociaal intranet nog meer mogelijkheden om te delen. Leonie: “De tijdlijn levert tot nu toe heel veel verkeer op, dat is leuk om te zien. Van bedankjes van cliënten tot informatie over groepen en trainingen, maar ook tips en foto’s van leuke momenten op locatie worden gedeeld. Omdat je schrijft vanuit de persoon en rechtstreeks reageert op een collega is de tijdlijn ontzettend persoonlijk. Het zorgt voor dat gevoel van saamhorigheid wat we zochten.”
Expertises
Collega’s weten elkaar ook steeds beter te vinden en te ondersteunen via het intranet. Leonie: “Medewerkers kunnen in hun profiel aangeven wat hun expertise is zoals wondzorg, medicijnen of planning. Op basis van die expertise kunnen zij gevonden worden op het intranet. Heb je als zorgmedewerker iemand nodig die je uitlegt hoe je een specifieke wond kan verbinden, dan hoef je dat nu alleen maar in de zoekbalk aan te geven of gebruik je het filter in de collega-module. Je krijgt dan een lijst met collega’s met deze expertises in hun profiel. Zo weet je precies wie je het beste op weg kan helpen.”
Een passende naam
Een naam voor het nieuwe intranet mocht niet ontbreken. TSN Zorg koos heel bewust voor een naam die aansloot bij de kernwaarden van de organisatie. Leonie: “Niet alleen in de zorg die wij verlenen zijn wij persoonlijk, ook als medewerker merk je dat. In onze communicatie en doelstellingen proberen we ook zoveel mogelijk op de persoon af te stemmen. De slogan van TSN Zorg is dan ook ‘jij bent uniek’. De naam Niek is een mooie afgeleide van die slogan en past daardoor goed bij TSN Zorg. Aansluitend hebben we een eigen illustratie ontwikkeld voor Niek met een poppetje dat een zorgjasje draagt en tablet in zijn hand. Zo is het echt gaan leven bij de medewerkers.”
Verbetering van de ICT-omgeving
Als communicatieplatform heeft het sociaal intranet voor TSN Zorg vele voordelen en ook op technisch vlak. Maikel: “Met Niek maken we de implementatie van werken in groepen en delen van bestanden makkelijker. Daarnaast worden AFAS-taken direct op de homepagina getoond en doorzoekt onze zoekbalk ook direct alle Vilans protocollen.” De implementatie van de digitale werkplek werd opgepakt door Bruis, een ICT-partij die al langere tijd aan TSN Zorg verbonden is.
Korte lijntjes met a&m impact
De samenwerking tussen TSN Zorg en a&m impact verliep soepel. Leonie: “De lijntjes met Maikel waren heel kort. Zo hadden we wekelijks overleg waarin we alles konden bespreken. Veel van onze wensen waren mogelijk, dat wat superfijn.” Maikel beaamt dit: “TSN en met name Leonie was onwijs voortvarend. Omdat zij een duidelijk doel voor ogen hadden, hebben we snel stappen kunnen zetten. De juiste personen werd bij het project betrokken waardoor we meters konden maken. Dat werkt ontzettend fijn.”
Gebruik verschilt per medewerker
Nu, meer dan 12 maanden na livegang, is TSN nog bezig met de puntjes op de i te zetten. Leonie: “Dat zit hem vooral in het gebruik, zoals het aanmaken van groepen en het bijhouden van documenten. Het is soms nog even uitvogelen hoe we dat het beste aan kunnen pakken. De reacties zijn in ieder geval ontzettend positief. Nog niet iedereen zit momenteel op het intranet, maar dat is volgens ons ook niet haalbaar. Welke meerwaarde het intranet heeft, verschilt heel erg per medewerker. Niet iedereen leest al het nieuws of zoekt collega’s via die weg op. Zolang medewerkers weten waar ze moeten zijn als ze iets nodig hebben, dan is het intranet voor ons geslaagd!”
Meer weten over dit project?
Is jouw organisatie ook op zoek naar een manier om vele verschillende teams met elkaar te verbinden en ben je benieuwd hoe TSN Zorg dit traject verder heeft aangepakt? Neem dan contact met ons op. Wij vertellen je graag meer over dit project en de mogelijkheden voor jouw organisatie.
