Naar inhoud

Meer efficiency in assurantiebranche door een nieuw sociaal intranet

Doel van nieuwe portal

Klein beginnen en dan langzaam uitbouwen tot er een echte community ontstaat. Dat was het advies dat a&m impact gaf aan Heilbron in Doetinchem toen ze een sociaal intranet ontwikkelde voor dit groeiende assurantiekantoor. Een stapsgewijze introductie en een top-down aanpak waarbij alle teamleiders naar voren traden als ambassadeurs zorgde er dan ook voor dat de implementatie van dit nieuwe portal al snel een succes werd.

Sinds de oprichting in 1932 is assurantiekantoor Heilbron een begrip in Doetinchem en omgeving op het gebied van verzekeren, pensioenen, hypotheken, bankzaken en makelaardij. Afgelopen jaren is het bedrijf flink gegroeid door overnames en partnerschappen waardoor het werkgebied in korte tijd is uitgebreid tot een landelijke dekking. Zo is er tegenwoordig ook een kantoor in Amsterdam die de dienstverlening in het westen onder de hoede neemt. Tom Dellepoort, Managing Partner van a&m impact: 'Heilbron zag de afstand tussen de medewerkers en het kantoor letterlijk en figuurlijk steeds groter worden en vroeg zich af hoe ze de kennisdeling op peil konden houden. Alleen het gebruik van e-mail en telefoon voldeed eigenlijk niet meer. Daarom benaderde ze ons om een sociaal intranet op maat in te richten.'

Heilbron-Logo.PNG

Herkenbaarheid als formule voor succes

Tom: 'We hebben dat nieuwe portaal op basis van de wensen van Heilbron heel snel kunnen neerzetten. Maar daarna begon eigenlijk pas het echte werk, want voor een succesvol intranet heb je een community nodig die het systeem draagt, gebruikt én aanvult. We adviseerden Heilbron om het systeem klein van opzet te beginnen en eerst in te richten met een aantal basisfunctionaliteiten in een look & feel die helemaal paste bij de uitstraling van het bedrijf. Zo was het meteen herkenbaar en sloot het precies aan op de werkomgeving van de medewerkers. De stap om het systeem te gaan ontdekken en gebruiken is dan vaak niet zo groot meer.'

Teamleiders in de hoofdrol

'In de ontwikkeling en uitrol van het nieuwe intranet hebben we ook heel bewust alle teamleiders betrokken,' vervolgt Tom. 'Zij waren onze belangrijkste ambassadeurs. Bij de introductie van een nieuw systeem kun je eigenlijk niet verwachten dat medewerkers daar zelf hun weg in gaan vinden, je moet dat gebruik echt stimuleren. En dat kan natuurlijk het beste door daar als leiding een voorbeeld in te geven. Bij Heilbron pakten ze dat heel goed op en de teamleiders gingen het systeem meteen bewust gebruiken bij vergaderingen en overleggen. Dankzij hun enthousiasme werden alle teamleden ook actief op het intranet en zo begon zich langzaam een echte community te vormen.'

Van documentenportaal tot expertise centrum

De toegevoegde waarde van het nieuwe sociaal intranet wordt binnen Heilbron erg gewaardeerd. Claudi de Vries, medewerker marketing & communicatie bij Heilbron: 'We hadden bij aanvang van het traject niet gedacht dat het zo'n uitgebreid en overkoepelend systeem kon worden. We wilden het intranet vooral gaan gebruiken om orde te scheppen in onze documenten die versnipperd over verschillende locaties werden opgeslagen. Maar dit sociaal intranet heeft er vooral voor gezorgd dat het contact tussen de medewerkers veel beter is geworden, vooral met de mensen buiten ons kantoor in Doetinchem. Je stuurt sneller even een berichtje en je betrekt elkaar nu veel vaker bij projecten. Zo hebben we overkoepelende vakgroepen gemaakt en daar kunnen medewerkers uit verschillende afdelingen aan deelnemen om kennis te delen of projecten uit te voeren. En alle relevante documenten voor die groep zijn in een mum van tijd gedeeld.'

Interne kennisdeling bevordert externe dienstverlening

'We zijn allemaal een stuk efficiënter gaan werken want de communicatie is veel gerichter geworden,' vervolgt Claudi. 'De grote stroom aan dagelijkse e-mails is flink geslonken. Ook is er veel meer ruimte om vakkennis met elkaar te delen. Zo kunnen we elkaar sneller feedback geven over de aanpak van bepaalde klantcases en regelmatig worden er lastige vraagstukken 'in de groep gegooid' zodat we daar samen oplossingen voor kunnen zoeken. We vormen nu veel meer een eenheid, en uiteindelijk straalt dat in positieve zin ook uit naar de dienstverlening aan onze klanten.'

Een sociaal intranet gericht op de toekomst

'Dat de ontwikkeling en uitrol van het nieuwe intranet bij Heilbron zo soepel verliep komt ook door het goede contact dat we met elkaar hadden,' sluit Tom af. 'a&m impact had al vaker projecten voor deze klant gedaan en de lijnen over en weer waren daardoor erg kort. Zo konden we dus al heel snel peilen welke richting Heilbron op wilde gaan met het nieuwe intranet. En dat is ook wel kenmerkend voor onze aanpak; de klant eerst goed kennen en dan de wensen voor nu en de toekomst in kaart brengen. Zo kunnen we écht een passend systeem opzetten dat moeiteloos mee kan groeien met de successen van het bedrijf.'

Nieuwsgierig geworden naar wat a&m impact voor uw organisatie kan betekenen?

Neem contact op!
iMac
iPad
iPhone

doel

  • Efficiëntere communicatie
  • Delen van kennis en ideeën
  • Tijdbesparing

Cookie-instellingen

a&m impact maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.