Efficiency & tijdwinst door nieuw sociaal intranet bij Careander

Goede zorg bieden met tijd en aandacht voor de cliënt, dat motto loopt als een rode draad door de dienstverlening van Careander uit Harderwijk. Een nieuw sociaal intranet moest dit gaan ondersteunen. Maar hoe dat er precies uit kwam te zien was nog onbekend. a&m impact nam het voortouw en zette binnen 6 maanden een compleet portaal op dat boven verwachting presteerde en binnen budget bleef.

Careander ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking op het gebied van wonen, werken en vrije tijd in Harderwijk en omgeving. De zorg- en dienstverlening is helemaal gericht op het zo goed mogelijk inspelen op de hulpvraag van alle cliënten. Om daar alle tijd en aandacht aan te kunnen besteden zocht Careander een intranetsysteem waarmee medewerkers niet alleen vlot contact met elkaar kunnen houden maar ook helpt om relevante informatie, nieuwtjes en updates snel te vinden en te delen.

Bernard de Bruin, coördinator ICT en informatisering van Careander: 'We waren al twee jaar op zoek naar een goede partij om ons te helpen een nieuw sociaal intranet op te zetten. Uiteindelijk hebben we vijf geschikte bedrijven uitgezocht die op basis van onze wensenlijst een pitch en kostenraming presenteerden. a&m impact kwam unaniem als beste uit de bus. Niet alleen zag het systeem er geavanceerd en doordacht uit, ook de visie op functionaliteit en kwaliteit strookte precies met die van ons. Ze hadden goed geluisterd en konden alles vertalen naar een passende oplossing. Ik denk dat we mede daardoor uiteindelijk zulke snelle stappen konden maken.'

Tijdens het project werkte Careander samen met Stichting Sprank, een soortgelijke zorgverlener uit een andere regio die ook op zoek was naar een nieuw sociaal portaal. Bernard: 'We trokken samen op bij de selectie maar we hebben onafhankelijk van elkaar de eindkeuze gemaakt. En ook Sprank koos voor a&m impact. Het vermogen om zich te verplaatsen in de organisatie samen met de techniek die helemaal past bij de tijd van nu, dat gaf hen ook de doorslag.'

Careander is het proces open ingestapt. Bernard: 'We hadden nog geen beeld hoe het systeem eruit moest zien. Onze wensen en ideeën stonden op twee a4'tjes samengevat en we lieten ons verder door a&m impact adviseren over de mogelijkheden. Maar toen het proces eenmaal liep ging het balletje snel rollen; a&m impact leverde steeds een nieuw onderdeel op dat we in de praktijk konden testen en evalueren. We kwamen toen allerlei zaken tegen die we bij nader inzien toch anders wilden. Eerst vonden we het lastig om dat soort dingen te laten wijzigen. Maar het fijne was dat het team van a&m impact daar juist erg open voor stond. Vaak wisten ze van te voren al waar we mee kwamen en hadden dan al een aantal aanpassingen klaarstaan. Dat zorgde voor een prettige samenwerking.'

Bernard: 'Het denken in mogelijkheden stond tijdens de ontwikkeling voorop. We hebben van a&m impact eigenlijk nooit gehoord dat iets niet kon en ze gaven ons ook veel inzicht in alternatieve en betere opties. Zo hadden we van te voren een menustructuur bedacht die alles zou moeten omvatten. Bij de uitwerking werd dit al gauw veel te complex. Gelukkig heeft a&m impact laten zien dat het ook anders kan; dat je een menu flink kunt uitdunnen maar ook dat je een aantal onderdelen prima kunt omzetten naar een keuzestructuur met graphics of foto's. Op die manier hadden we eigenlijk nooit naar het systeem gekeken, en dat werkte erg verfrissend.'

De speciaal samengestelde projectgroep van Careander speelde een cruciale rol. Niet alleen de afdeling ICT was vertegenwoordigd, ook communicatie, administratie en een aantal zorgverleners van de werkvloer namen zitting. Bernard: 'Bewust hebben we geen bijeenkomsten om de input te stroomlijnen georganiseerd maar stelde we op de man af directe vragen. Zo vroegen we welke informatie ze graag op hun profiel willen invullen of wat ze willen delen met collega's. Op die manier is niet alleen in vrij korte tijd het complete eisen en wensenpakket in kaart gebracht, maar het creëerde meteen draagvlak.'

Careander is blij met het resultaat. Het nieuwe intranet is vooral gebouwd rondom de zaken die alle medewerkers dagelijks intensief gebruiken, zoals het delen van nieuwsberichten en de slimme zoekfunctie. Bernard: 'Het werkt net zo toegankelijk en intuïtief als Facebook en het levert ons flinke efficiency en tijdwinst op. Zoek je nu een telefoonnummer van een medewerker of een compleet behandelplan van een cliënt, je hebt het binnen een paar seconden bij de hand. Via de verschillende communities hebben onze medewerkers ook meer contact met elkaar. Zo past het helemaal bij de huidige manier van werken en daarom is iedereen louter enthousiast.'

Arno ten Hagen, directeur van a&m impact, vult de visie van Bernard aan: 'De bouw van een sociaal intranet is een creatief proces dat je samen met de opdrachtgever oppakt. Je wilt graag dat het zich moeiteloos verweeft met de organisatie, en dat is bij Careander erg goed gelukt. Voor de ontwikkeling gebruikten we een Agile projectmethodiek. Daarmee zet je zo snel mogelijk een aantal onderdelen op, toets, evalueer, onderzoek en verbeter je deze om vervolgens het volgende op te pakken. Zo leg je steeds een stukje van de puzzel. Het portaal is nu zo opgezet dat het kan meegroeien met Careander. Het is eenvoudig uit te breiden met allerlei koppelingen zoals met HRM-systemen, bijvoorbeeld Youforce, of Microsoft Reporting Services waarbij je direct inzicht hebt op je prestatie indicatoren. Voor de volgende fase houden we dit voorjaar met Bernard en zijn collega's een inspiratiesessie.'

Meer informatie over de ontwikkeling van een sociaal intranet op maat of in contact komen met a&m impact?