Ga je organisatiebreed in de Cloud werken, dan is het inrichten van een digitaal startpunt vaak een handige vervolgstap. Voor zorgorganisatie GGNet ontwikkelde a&m impact onlangs zo’n sociaal portaal dat meteen dient als ontmoetingspunt voor alle medewerkers. Om iedereen goed mee te krijgen met deze nieuwe wijze van werken, bereidde GGNet de uitrol grondig voor, inclusief “floorwalkers” en een digitale rondleiding door het management.
Oud, vol en weinig mogelijkheden
GGNet biedt een breed pakket aan geestelijke gezondheidszorg in Gelderland. Zowel jongeren, jongvolwassenen als volwassenen kunnen aankloppen voor passende steun en behandeling. Miriam de Heus, Online specialist bij GGNet: ‘Voor ons was het echt tijd voor een flinke modernisering van ons intranet en omdat we in de Cloud wilden gaan werken, was dat juist een mooi duwtje in de rug. Maar dan wilden we ook echt een nieuwe weg inslaan. Alle statische en overbodige informatie mocht eruit en we wilden ook meer mogelijkheden hebben om met andere pakketten en applicaties te koppelen, zoals Microsoft Teams.’
Centraal startpunt
De ontwikkeling van het portaal liep parallel aan de migratie naar de Cloud omgeving via Microsoft 365. Jorn van Amerongen, van de afdeling ICT. ‘We hadden voorheen alleen vaste werkplekken en een Citrix platform, maar we wilden mobieler worden en besloten dus over te gaan op laptops en tablets. Onze servicepartner RAM-IT heeft voor ons de overstap naar SaaS via Microsoft 365 verzorgd. Vervolgens maakte a&m impact een centraal portaal waar vandaan we, via Single Sign On, alle apps en programma’s eenvoudig kunnen starten zonder continu opnieuw in te loggen; zowel de op de laptop en tablet geïnstalleerde als de apps die binnen onze Cloud werken.’
Meer uitwisseling
Het nieuwe portaal moest ook een sociale plek worden om makkelijker met elkaar in contact te komen. Jorn: ‘En ook het snel vinden van de juiste collega’s, afdelingen en alle adresgegevens was belangrijk. Als ik mijzelf even als voorbeeld neem, dan zie ik in het portaal nu ook veel meer wat er in de organisatie speelt of waar mensen mee bezig zijn, omdat daarover nu allerlei nieuwtjes op de tijdlijn worden geplaatst. Via de officiële berichtgeving hoor je dan wel het een en ander over bijvoorbeeld creatieve therapie of activerend werk, maar via de berichten van collega’s in het portaal raak je er dan toch wat meer van op de hoogte omdat dat wat persoonlijker is.’
Doorverwijzen
Prominent in het hoofdmenu van het intranet staat de knop ‘Zorg’. Miriam: ‘Hierin zit natuurlijk een belangrijke focus in van ons dagelijks werk. Klik je erop, dan staan alle vormen van specifieke zorg die we bieden opgenoemd en er staat wie je daarvoor precies kunt benaderen, want het is direct gelinkt aan de profielen van onze medewerkers. Zo kunnen collega’s elkaar makkelijker vinden als ze op zoek zijn naar een bepaalde plek of behandeling voor hun cliënten en patiënten. Ook voor allerlei interne zaken heb je via het portaal snel de praktische informatie of het beleid bij de hand.’
Vanuit de praktijk logisch ingedeeld
Op aanbeveling van a&m impact werden al vanaf het begin verschillende medewerkers betrokken bij het ontwikkelproces. GGNet werd daarin door a&m impact intensief begeleid. Uit best practices van eerder ontwikkelde portalen blijkt dat een hele effectieve methode. Miriam: ‘Met een geselecteerde groep keken we hoe de informatie moest worden ingedeeld en wat voor hen allemaal belangrijk was om terug te vinden. Met die groep is ook de basisstructuur neergezet, die overigens net iets anders is geworden dan dat ons zelf in eerste instantie logisch leek. Tussentijds polsten we ze ook meerdere keren voor feedback.’
Uitgebreide analyse
Verder werd niets één op één van het oude intranet overgenomen; de oude content werd eerst grondig onder een vergrootglas gelegd om te zien hoe vaak het eigenlijk was bekeken of terugkwam in de zoekvragen. Een aantal medewerkers werd ook wat uitgebreider geïnterviewd. Zij vertelden meer over hun dagindeling en de manier waarop ze gebruikelijk contact zochten met collega’s. Jorn: ‘Onze afdeling wilde bijvoorbeeld echt af van het versturen van mails voor elk wissewasje. Via het portaal is daar nu een mooi alternatief voor, want je kunt iedereen nu veel makkelijker bereiken via een berichtje of oproep.’
Belangrijke rol management
Om te zorgen dat iedereen het nieuwe portaal ook ging en wilde gebruiken, werd de uitrol van het nieuwe intranet goed voorbereid. Ook het management pakte daarin een belangrijke rol. Maikel Starreveld, projectmanager vanuit a&m impact: ‘Hoe GGNet dat aanpakte is best uniek, we zien dat niet bij alle projecten zo gaan. Na een proefperiode waarin het portaal alvast live ging en mensen konden wennen aan de indeling en de sociale component, zijn ze op een bepaald moment helemaal overgegaan naar de Cloud. Iedereen kreeg toen een nieuwe laptop en men moest ook via het nieuwe portaal inloggen om programma’s te openen en bestanden te vinden. In het nieuwe portaal werden ze vervolgens welkom geheten door de twee directeuren via een introductievideo. Daarin gaven ze meteen een blik op de belangrijkste functionaliteiten. Zulke betrokkenheid helpt echt enorm voor een vlotte adoptie.’
Begeleiding via floorwalkers, tips en Zoom-bijeenkomsten
Ook werden speciale ‘floorwalkers’ via RAM-IT ingezet die binnen de afdelingen rondliepen om hulp en uitleg te geven aan andere collega’s. Miriam: ‘Alles draaide erom iedereen zo snel mogelijk weer als ‘normaal’ aan het werk te laten gaan in deze nieuwe setting. Zo hebben we ook tijdens de eerste weken allerlei extra tips en video’s gedeeld over wat je waar kon vinden. Die plaatsten we meteen op de tijdlijn en iedereen kon er direct aan wennen dat daar dan allerlei berichten op verschijnen. Mensen die nog wat meer hulp nodig hadden, kregen in een paar extra bijeenkomsten ook nog uitgebreidere begeleiding.’
Geslaagde transitie
Natuurlijk is de migratie naar een splinternieuw intranet spannend. Miriam: ‘Het spookt toch door je hoofd of het wel gebruikt gaat worden. Gelukkig is het echt een goede zet geweest. De onderlinge interactie is bijvoorbeeld enorm vergroot en daarbij is vooral de tijdlijn populair voor het plaatsen van oproepen, berichten en reacties. Daar scroll je ook makkelijk doorheen en is heel laagdrempelig. We hebben vanaf het begin ook gestimuleerd feedback te geven, met als resultaat dat we bijvoorbeeld het aantal nieuwsberichten die standaard in beeld komen, hebben opgeschroefd van drie naar zes, zodat ze langer zichtbaar zijn.’
Vooruit
Dat GGNet met het nieuwe portaal een nieuwe richting op slaat, is voor Jorn en Miriam glashelder. Ze kunnen nu overal vandaan inloggen, makkelijk en snel collega’s bereiken en je weet automatisch veel beter waar iedereen mee bezig is. Zodra iedereen de basis goed onder de knie heeft, ligt het ook in de bedoeling stapsgewijs onderdelen toe te voegen. Jorn: ‘Wat dat betreft is het fijn dat het portaal allerlei mogelijkheden voor nieuwe koppelingen reeds in zich heeft. Dus kunnen we straks heel makkelijk de verbinding leggen met onze Teams-omgeving. Uiteindelijk willen we vanuit Teams dan ook onze bestanden gaan delen, dan hoeven we ook niet meer SharePoint ernaast te gebruiken onze gedeelde mappen.’
Meer informatie
Meer over de GGNet is te lezen op www.ggnet.nl. Maikel Starreveld van a&m impact is te benaderen voor alle technische details van het portaal en kan geïnteresseerden ook een demo laten zien met de mogelijkheden. Zie verder www.am-impact.nl of neem direct contact op via 0314- 368 160 of m.starreveld@am-impact.nl.
