Nieuw sociaal intranet bevordert zelfregeling teams Profila Zorg

Stichting Profila Zorg

Het oude intranet van Profila Zorg was sterk verouderd, dus het was hoog tijd om een nieuw intern sociaal systeem te laten ontwikkelen. Een platform dat bovendien hun zelfregelende zorgteams ten volle kon ondersteunen. a&m impact nam de opdracht aan en binnen krap zes maanden was het zover: PIM (Profila Informatie Management) werd met succes gelanceerd.

Landelijke zorgverlener

Profila Zorg is een landelijke zorgorganisatie die hulp en begeleiding biedt aan mensen met een verstandelijke beperking, mensen met een diagnose binnen het autismespectrum en mensen die kampen met psychiatrische problematiek. Met ruim 380 medewerkers en 180 vrijwilligers verzorgen ze zowel ambulante zorg als begeleiding op 16 woon- en dagbestedingslocaties.

Pim-Home.jpeg

Verouderd intranet

'In de communicatie tussen kantoor, locaties en zorgverleners maken we al een aantal jaar gebruik van een intranet', vertelt Jennita Bovenschen, officemanager bij Profila Zorg. 'Maar het systeem dat we eerst hadden, was al enige tijd verouderd. Het liep flink achter op de huidige technologie, de gepubliceerde berichten waren niet meer actueel en bovendien wist niemand precies hoe je aanpassingen kon doorvoeren. Daarom werd het nauwelijks meer gebruikt.

Meteen de juiste klik

'Een goede, up-to-date kennisdeling is in onze sector ontzettend belangrijk, dus we hadden dringend behoefte aan een nieuw, modern systeem. De oplossing van a&m impact zag er meteen erg gebruiksvriendelijk uit; een intranet dat specifiek voor de zorg is ontwikkeld en aansluit op het werk van de zorgmedewerker. Overzichtelijk, simpel en wat wij aan extra wensen hadden, konden ze allemaal maken.'

Snelle doorlooptijd

Zodra a&m impact het project oppakte, raakte het in een stroomversnelling. Arno ten Hagen, directeur van a&m impact: 'Dit is een goed voorbeeld van hoe soepel een ontwikkelingsproject kan lopen. Oktober 2017 begon het balletje intern bij Profila Zorg te rollen, in december zaten we bij ze aan tafel met ons voorstel, in april en mei werden de eerste tests uitgevoerd en op 12 juni werd 'PIM' tijdens de landelijke medewerkersdag gelanceerd en in gebruik genomen.'

Jennita vult aan: 'a&m impact heeft snel en goed werk geleverd. Als er ergens al vertraging was, dan kwam dat omdat er nog nieuwe content moest worden ontwikkeld. Het systeem is intuïtief, dus mensen pakken het snel op. We zijn tot nu toe erg tevreden.'

Communicatiemiddel zelfregelende teams

Het nieuwe intranet is uitgebreid met een platform voor zelfregelende teams, een belangrijke wens van Profila Zorg. 'We werken al een tijd met teams die een eigen verantwoordelijkheid hebben', legt Jennita uit. 'Naast het begeleiden van cliënten hebben medewerkers ook een teamrol en zijn zij bijvoorbeeld verantwoordelijk voor personeel, communicatie of het regelen van facilitaire zaken. Het is belangrijk dat ze niet alleen alle handvatten hebben om die deeltaak goed uit te voeren, maar ook makkelijk ideeën en informatie kunnen uitwisselen met medewerkers die hetzelfde doen op andere locaties.'

Pim-Groep-teamrolhouders.jpeg

Makkelijk informatie delen

Arno: 'Veel zorginstellingen werken met zelfregeling binnen clusters, dus in de systemen die we voor deze sector ontwikkelen vormt dat een belangrijke focus. Makkelijk is bijvoorbeeld dat je in het smoelenboek kunt filteren op alle collega's die dezelfde taak binnen teams hebben, zoals HR of financiën. Binnen afgeschermde communities kun je dan veel makkelijker overleggen met iemand die het hoofd over dezelfde zaken moet buigen. Onderwerpen aansnijden, oproepen doen, bestanden delen, het gaat veel handiger dan via e-mail. Bovendien, met al die parate kennis bij de hand hoef je het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden.'

Pim-smoelenboek.jpeg

Bevorderen contact en nieuwe ideeën

Ook het sociale element maakt dat het systeem positief is ontvangen. 'Van Groningen tot Houten en van Strijen tot Rotterdam, onze medewerkers zitten flink verspreid en zien elkaar niet veel', benadrukt Jennita. 'Nu houden ze elkaar via het intranet op de hoogte van wat er allemaal speelt op de verschillende dag- en woonlocaties. Dat iedereen maar berichten mag plaatsen, daar had ik eerst nog wel vraagtekens bij. Maar dat pakt tot nu toe erg goed uit. We zien regelmatig allerlei leuke dingen langskomen, zoals foto's van opgeknapte tuinen door vrijwilligers of een geslaagde BBQ. En dat brengt andere locatieteams ook weer op goede ideeën.'

Pim-locaties.jpeg

Waarborgen kwaliteit

Profila Zorg en a&m impact gaan nu de volgende fase in: het verder uitrollen en bijschaven van het systeem. 'Het staat nu nog in de kinderschoenen en er zijn op sommige plekken nog paar puntjes op de i nodig', besluit Arno. 'Er loopt ook een poll waarin medewerkers kunnen aangeven wat ze goed aan het systeem vinden of juist nog missen. Twee weken na livegang geeft meer dan 40% aan niet meer zonder PIM te kunnen. Verder is een intranet nooit klaar, het moet continu kunnen meebewegen met de organisatie. Daarom denken wij in partnerships waarbij we de opdrachtgever regelmatig zien en deze steeds voorzien van een nieuwe systeemversie die past bij de workflow van dat moment. Zo blijft de continuïteit altijd gewaarborgd en hebben ze over 4 jaar niet weer hetzelfde probleem.'

Meer informatie over dit project of interesse in de ontwikkeling van een maatwerk sociaal intranet voor uw (zorg)organisatie? Stuur mij een berichtje via LinkedIn, bel 0314 368 160 of bezoek de website van a&m impact.

‹ Terug naar het overzicht