Voorkom portaalstress

Wanneer we praten met zorgmedewerkers – in álle lagen van de organisatie – horen we over de inrichting van de ICT vaak andere wensen dan hoe het in de praktijk is ingericht. Men wil eenvoud, éénmalig inloggen, zo min mogelijk verschillende applicaties en overzicht. Veel organisaties zijn nog niet zo ver. Vaak omdat de inrichting van een startportaal dilemma’s oplevert tussen Communicatie en ICT. In dit artikel leggen we uit hoe de wensen van ICT en communicatie te verenigen zijn in één portaal: een sociaal portaal.

Op dit moment werken veel zorgorganisaties met server based computing. Met Citrix (meestal) wordt dan een gebruiksinterface opgebouwd voor medewerkers. Zeer geschikt voor werk binnen de eigen muren, maar minder geschikt voor ambulant werk. Wie via een laptop, tablet of mobiel inlogt, dient ook ergens op te landen.

Gelukkig is er technisch veel meer mogelijk. Zoals single sign-on voor álle applicaties, via portalen van HelloID, Liquit, Citrix Workspace en de Office 365 startpagina. Deze oplossingen hebben gemeen dat ze de applicaties als uitgangspunt nemen. Met andere woorden: ze bouwen voort op de techniek en faciliteren in flexibel werken. Veilig inloggen op afstand en één keer inloggen voor alle applicaties. Daarmee wordt veel gewonnen voor de gewone medewerker, maar alleen in relatie tot de bedrijfsapplicaties. Communiceren met collega’s wordt door zo’n applicatieportaal niet per se gefaciliteerd en als dat al gebeurt, is het via een van de applicaties (Outlook, Skype, etc.) en is het niet inherent aan het portaal. Nieuwtjes en kennis worden niet vanzelfsprekend gedeeld, terwijl daar wel behoefte aan is.

Zoiets wil nog wel eens leiden tot een verschil van inzicht tussen Communicatie en ICT. ICT wil graag de beschikbare applicaties zo dicht mogelijk bij de medewerker brengen, terwijl Communicatie het eenheidsgevoel en de communicatie binnen de organisatie wil stimuleren. Beide vragen om een heel andere inrichting van een portaal. Maar daar heeft de eindgebruiker geen boodschap aan. Die wil gewoon één portaal dat werkt. Hoe houd je rekening met de wensen en (communicatie)behoeften van de medewerkers en koppel je die op een intuïtieve wijze aan het aanbod van applicaties? Het antwoord: een sociaal portaal.

Een sociaal portaal behelst de integratie van applicaties en communicatie. Inloggen op afstand en daar (veilige) toegang bieden tot alle bedrijfsapplicaties biedt de werknemer precies hetzelfde als op een kantoor, terwijl de behoefte feitelijk anders is. Daarom biedt een sociaal portaal dat, maar nog net even iets meer. Een sociaal portaal is wel ingericht op de echte werkprocessen binnen je organisatie. De werkdag van de werknemers vormt het uitgangspunt van wat je er mee kunt en wat niet. Die aanpak verschilt ook wezenlijk met hoe andere portalen vooral de technische mogelijkheden als uitgangspunt nemen.

Op het sociaal portaal voelen mensen zich thuis bij de organisatie. Ook wanneer zij het gros van de werkdag ambulant werken. Een van de expliciete doelen is het verstevigen van de band met de organisatie door het delen van nieuwtjes, relevante informatie en faciliteren van een-op-een communicatie en groepswerk. Ook wordt zo veel mogelijk binnen het portaal zelf opgelost en niet middels een doorverwijzing naar een externe applicatie. Door diverse koppelingen met in de zorg veel gebruikte systemen, kan veel data direct in het portaal worden getoond zonder doorverwijzing. Weer een systeem minder dus, waarmee de zorgmedewerker moet (leren te) werken.

Dit alles werkt op basis van de cloud en dat heeft alleen maar voordelen. Heel veel onderhoud, updates en potentiële technische problemen en andere niet-kerntaken worden zo buiten de organisatie belegd. Veiligheid en beschikbaarheid van data blijven natuurlijk wel van het grootste belang. Daarom zorgen wij voor veilige hosting, binnen Nederland. Dat doen wij met een partij die problemen – wanneer ze zich al voordoen – snel verhelpt.

Nu hoor ik je denken: ‘klinkt allemaal mooi, maar wat doen we met bestaande applicaties?’. Bij elke grote organisatie zijn er applicaties die niet zomaar vervangen kunnen worden. Ook daar hebben we oplossingen voor en in de praktijk is alles in een sociaal portaal te integreren. Idealiter zijn al je applicaties ‘verSaaSd’. Dat scheelt je een hoop infrastructuur en bijkomend werk.

Actueel bij veel zorgorganisaties: het overschakelen naar Microsoft 365. Dat roept de vraag op hoe Office365 en haar diverse applicaties zich verhouden tot een sociaal portaal. Het korte antwoord: heel goed. Het iets langere antwoord: álle applicaties van Office365 zijn naadloos te integreren in het sociaal portaal. Waarbij we de kracht van het sociaal portaal – overzicht en eenvoud – zeker niet uit het oog verliezen. Met andere woorden: we plakken niet zomaar alle Office-applicaties in een overzicht, maar hanteren wat een medewerker nodig heeft als uitgangspunt. Zo is en blijft het eenvoudig en prettig werken. En dat scheelt een hoop bij de adoptie van zo’n portaal. Iets waar we in een ander artikel nader op ingaan.

Ben je naar aanleiding van dit artikel nieuwsgierig naar de mogelijkheden van een sociaal portaal voor jouw (zorg)organisatie? Wil je daar eens vrijblijvend over van gedachten wisselen? Ik ga graag eens met je in gesprek. Neem gerust contact met me op. Dat kan via mail op a.tenhagen@am-impact.nl of telefonisch via 0314-368160. Ik hoor graag van je!