Steeds meer kleine organisaties in het sociaal domein fuseren om mee te kunnen blijven groeien met de zorg. Bij Lentl geloven ze ook in de samenwerking tussen organisaties, maar dan zonder direct de eigen identiteit te verliezen. Als overkoepelende organisatie en verbinder waren zij de kartrekker voor het nieuwe sociaal intranet, genaamd Connect. Deze digitale werkplek, met multitenant login, brengt alle medewerkers van verschillende organisaties samen op één plek. Een mooie basis waarop zij informatie delen, samenwerken en doorgroeien richting de toekomst.
De zes aangesloten organisaties bij Lentl hadden allemaal hun eigen, vergelijkbare digitale omgeving. Wat ze misten was verbinding met elkaar, voor én achter de schermen. Bart Kooij, Teamcoördinator ICT bij Lentl, vertelt: “Als wij een nieuwsbericht wilden plaatsen, dan moest dat zes keer worden geplaatst en ook inhoudelijk verschilde de omgevingen van elkaar. Vanuit zowel Lentl als de aangesloten organisaties ontstond daarom de nadrukkelijk wens om op zoek te gaan naar iets nieuws. Als overkoepelende organisatie zijn wij bij Lentl toen gaan kijken naar een nieuwe omgeving. Een omgeving waar we de verschillende organisaties met elkaar verbinden, maar waar iedere organisatie ook zijn eigen identiteit behoudt. Zo kwamen we uit bij het sociaal intranet van a&m impact.”
Voor Lentl ontstond zo best een interessant vraagstuk: hoe ga je zo’n sociaal intranet dan inrichten? Bart: “We zijn begonnen bij de bestaande digitale werkomgevingen van iedere aangesloten organisatie. Wat staat daar eigenlijk op? Hoe past dat op het nieuwe intranet? Laagje voor laagje zijn we de werkomgevingen gaan afpellen. Bevatte meerdere van de huidige intranetomgeving de mogelijkheid om nieuwsartikelen te plaatsen, dan moest deze functionaliteit ook terugkomen binnen de nieuwe omgeving. Daarnaast hebben we gekeken naar welke nieuwe modules we op het intranet zouden willen toevoegen en met welk doel. Vanuit daar hebben we een soort template opgezet dat bij alle organisaties is doorgevoerd.”
Doordat het portaal van a&m impact multitenant is, kan vanuit meerdere accounts op één portaal ingelogd worden. Medewerkers loggen allemaal op dezelfde plek in met hun eigen organisatie e-mailadres. Het intranet dat zich opent is afgestemd op hun eigen organisatie door middel van de toegepaste huisstijl, kleuren en organisatieonderdelen. Het is dus één intranet, met zes verschillende smaken.
Iedere organisatie heeft dan wel een eigen gekleurde voorkant, maar aan de achterkant zitten medewerkers wel allemaal op hetzelfde portaal en zijn daardoor makkelijk te vinden door collega’s. Bart: “De ‘wie is wie-pagina’ is een hele verbetering ten opzichte van de vorige intranetten. Een deel wordt automatisch opgehaald vanuit de verschillende Office365 omgevingen, de rest kunnen medewerkers eenvoudig en laagdrempelig zelf aanvullen met een foto, hun werkdagen, expertise en verjaardag. Als je de pagina opent zijn de collega’s gefilterd op de organisatie van de medewerker. Stel je werkt bij Wel.kom dan zie je alleen collega’s van Wel.kom. Wil je iedereen zien, dan haal je het filter heel eenvoudig weg en heb je zicht Alle medewerkers die werkzaam zijn bij Lentl of de aangesloten organisaties.”
Dat je alle collega’s kan zoeken en vinden is belangrijk voor de samenwerking die Lentl wil stimuleren tussen de verschillende organisaties. Bart: “Wij hebben er bewust voor gekozen om die filter optioneel te maken voor medewerkers om hen het gevoel te geven dat zij onderdeel zijn van een groter geheel. Zo ook in groepen. We hebben per organisatie een groep, maar ook overkoepelende groepen, zodat mensen vanuit verschillende expertises over de organisatie heen met elkaar kunnen sparren. Iedereen kan ook zijn eigen groep aanmaken, daar hoeven zij geen goedkeuring voor te vragen. Om eerlijk te zijn moet dat nog wel loskomen, nu vier maanden na livegang, maar onze afdeling communicatie is bezig dat te stimuleren door tips en tricks te delen over het gebruik van het intranet.”
Om medewerkers niet in het diepe te gooien op het nieuwe intranet, hebben ze bij Lentl de rondleiding ingericht. Bart: “Met de rondleiding neem je medewerkers bij de hand en laat je ze niet maar wat klikken op het intranet. In twaalf stappen leren ze het hele intranet kennen. Dat vind ik wel een hele mooie feature die ook heeft geholpen in het begin. Onder andere door een uitgebreide rondleiding in te zetten, is de implementatie en acceptatie van de nieuwe omgeving soepel verlopen. Bij de ICT-afdeling hebben we, met uitzondering van de eerste paar dagen, weinig vragen gekregen. Medewerkers konden gewoon aan de slag.”
Wat bij het onder de loep nemen van al die oude werkomgevingen ook naar voren kwam, was dat er overal wel pagina’s of documenten waren waarin verschillende werkprocessen werden beschreven. Ook die moesten dus een plekje krijgen op de nieuwe digitale werkplek. Bart: “Het integreren van kwaliteitsdocumenten was heel belangrijk voor Lentl, daar staat heel veel essentiële informatie over werkafspraken en procedures in. In deze fase hebben we ook andere collega’s, buiten de algemene projectgroep, betrokken. Niet alleen zorgt dat voor een betere indeling van content, maar ook voor een gevoel van eigenaarschap. Om dat vanaf het begin allemaal up-to-date te houden, hebben we ook direct de opruimcoach afgenomen. Medewerkers krijgen nu een seintje als een document of een pagina waaraan zij gekoppeld zijn verlopen om deze te controleren.”
Wat verder een vooruitgang was voor Lentl, was de toevoeging van de Leeracademie. Bart: “Het feit dat je je via een online systeem kan aanmelden, met één druk op de knop, dat werkt gewoon heel erg fijn. Alle inschrijvingen werden voorheen bewaard in een Excel-bestand met het risico dat jouw collega per ongeluk op delete drukt en jou van de lijst afhaalt. Vervolgens sta je dan nergens meer ingeschreven. Dat risico wordt met de Leeracademie mooi weggenomen. In plaats van een mailtje moeten sturen of een formuliertje moet invullen, melden medewerkers zich gewoon via het portaal aan. Zo wordt alles centraal bewaard.”
Bart: “Het doel van het intranet was voornamelijk medewerkers met elkaar te verbinden. Daarom hebben we er in het begin bewust voor gekozen om Connect uit te rollen met een aantal basisfunctionaliteiten zoals nieuws, applicaties, tijdlijn, vacatures en bestanden. Zo bood het intranet voor iedereen een fijne basis om mee te beginnen.
Nu zijn we langzaam aan het door ontwikkelen. Zo zijn we druk bezig met de overstap van shared hosting naar dedicated hosting en zijn we voor vacatures aan het koppelen met ons werving- en selectiesysteem, zodat deze niet meer handmatig ingevoerd moeten worden maar automatisch worden uitgelezen. In de toekomst zou het mooi zijn om nog meer applicaties te integreren, zoals Topdesk waarmee tickets op het intranet uitgelezen kunnen worden. We zijn nu op het punt dat we over dat soort ontwikkelingen na aan het denken zijn.”
De reacties na vier maanden zijn overwegend positief. Medewerkers vinden hun weg en kunnen prima met het sociaal intranet uit de voeten. Wat nog wel wennen is, zijn de verschillende wensen, verzoeken en feedback van medewerkers. Bart: “Dat is wel een van onze grootste uitdagingen momenteel. Het sociaal intranet is anders dan voorheen. Het is een template waarin je niet per organisatie alles anders kan inrichten. Als een organisatie met een vraag komt, kijken we eerst of dit breder getrokken kan worden. Is het voor meer organisaties interessant? Daarbij maken we met verschillende betrokkenen een weloverwogen keuze in. Dat is soms lastig, maar zo houden we het intranet werkbaar voor iedere organisatie en medewerker.”
