Als het jaar 2020 iets heeft aangetoond dan is dat wel het belang van hybride werken. Samenwerken op diverse (thuis)locaties aan projecten en documenten en contact houden met collega’s. Op de digitale werkplek brengen we alles én iedereen samen op één plek. Hét online hoofdkantoor van jouw zorginstelling. Is jouw organisatie ook klaar voor een (nieuw) sociaal intranet? Wij helpen je daar graag bij! In dit artikel nemen we je in vogelvlucht mee langs de verschillende stappen in het proces die wij samen met jou doorlopen.
Vaak ontstaat de behoefte aan een nieuw sociaal intranet geleidelijk. Je merkt als organisatie dat jouw medewerkers steeds vaker tegen dezelfde problemen aanlopen. Bijvoorbeeld dat ze lang aan het zoeken zijn naar de juiste informatie of dat ze belangrijke updates hebben gemist omdat de mailbox overvol zit met ongeopende mailtjes. Met de digitale werkplek willen wij deze en andere problemen omtrent digitale communicatie aanpakken en alle eindgebruikers ontzorgen.
Het offline werken maakt steeds meer plaats voor hybride werken, met daarin een groeiende rol voor online. Tegelijkertijd groeit daarmee de behoefte voor een modern sociaal intranet. Maar als je daar eenmaal toe besloten hebt, hoe ga je dat dan aanpakken? Een nieuw intranet gaat veel impact maken op jouw organisatie. Het is dan ook belangrijk dit in goede banen wordt geleid. Wij hebben daar wel ervaring mee! In 6 stappen nemen we je mee van kick-off tot livegang.
-
Kick-off & intake: eerste stappen bij een nieuw sociaal intranetHet sociaal intranet maken wij voor de eindgebruiker. Daarom is onze eerste stap altijd in gesprek gaan met alle lagen van de organisatie. Dat zijn niet alleen de zorgmedewerkers, maar ook HR-managers, ICT- en communicatiemedewerkers, roosterplanners en management. In deze fase hebben we het over wat jouw organisatie al gebruikt en graag wil behouden, of waar er mogelijkheden zijn om te innoveren. Samen stellen we een projectplan op zodat iedereen weet waar we naartoe gaan en hoe we dat doen. Maar we kijken ook al vooruit, hoe gaan we het intranet succesvol introduceren? Daarover later meer.
-
Onderzoeken & analyseren: wat neem je mee?
Om vooruit te komen is het belangrijk ook te evalueren wat er al staat. Daarmee komen we bij stap twee. We kijken in deze fase niet alleen naar wat gebruikers nu al gebruiken, maar voeren we ook een risicoanalyse uit om te bepalen welke organisatie of functie specifieke eisen er zijn omtrent. Verder werpen we ook een eerste blik op de content die nu al op het intranet staat. Wat moet er mee en wat mag weg? En misschien wel extra leuk, we gaan in deze fase de naam bepalen én het intranet krijgt een gezicht met de eerste opzet.
-
Implementeren: we gaan sprinten!
Alle benodigde informatie is binnen, dus we kunnen beginnen met bouwen! Dit doen wij op basis van sprints, korte tijdsgebonden periodes. Elke sprint heeft een eigen doel dat wij samen met jouw organisatie opstellen. In een aantal sprints zetten we de basis neer, vanuit de feedback die daarop komt implementeren we verder. Klinkt allemaal heel spannend en misschien ook wel ingewikkeld. Daarom nemen we jouw organisatie in deze fase ook alvast mee in het CMS, de achterkant van het intranet. Dan kunnen jullie straks zelf direct aan de slag.
-
Content creëren: een succesvolle overgang naar een nieuw intranet
Een sociaal intranet maakt pas echt impact op jouw organisatie als de content relevant is. Dat betekent up-to-date documenten, de laatste nieuwsberichten en juiste contactgegevens. In deze fase gaat jouw organisatie, met onze hulp, bepalen welke content meegaat naar het nieuwe intranet. Alles kan automatisch worden overgezet, maar dit is ook het moment om kritisch te kijken naar de inhoud. Met onze opruimcoach zorg je er ook na livegang voor dat content altijd up-to-date is. Door het sociale aspect van het intranet is het ook mogelijk dat medewerkers straks zelf een bijdragen kunnen leveren.
-
Livegang: hoe introduceer je succesvol een sociaal intranet?
We hebben wat te vieren, want in deze stap gaan we live! Het best mogelijke product is gerealiseerd en alleen door het in gebruik e nemen en met feedback uit de praktijk kunnen we verder ontwikkelen. Daarom gaan we live. In deze fase ondersteunen wij je in de communicatie richting gebruikers en met de vragen en feedback die je krijgt. Verder kan het adoptieplan wat we in stap 1 al zijn gestart nu worden ingezet. Zo houden we proactief in de gaten of alle medewerkers in de organisatie op de juiste manier met het intranet om kunnen gaan.
-
Evalueren & doorontwikkelen: de volgende stap in het proces
Wees niet bang, na livegang zijn wij nog niet klaar met onze samenwerking. Een uitrol over de hele organisatie brengt altijd verbeterpunten aan het licht. Samen gaan we evalueren hoe de eerste periode verloopt, waar gebruikers tegenaan lopen of wat zij juist nog missen op het intranet. Op basis daarvan gaan we brainstormen over de aanvullende mogelijkheden. Springt er iets uit? Dan gaan we doorontwikkelen, samen en op proactieve basis. Zo wordt het intranet echt dé beste digitale werkplek voor jouw organisatie.
Wil je nog meer weten over ons proces en of dit passend is voor jouw organisatie? Vul het contactformulier in, dan ontvang je van ons de whitepaper in 6 stappen naar het sociaal intranet.
