Met een groeiende organisatie en locaties door het hele land werd het voor Hulphond Nederland steeds lastiger om medewerkers met elkaar verbonden te houden. In 2022 ging deze stichting daarom op zoek naar een nieuw sociaal intranet dat medewerkers weer in contact kon brengen met elkaar, maar waar ook veel informatie en nieuws centraal te vinden is. a&m impact bleek voor deze maatschappelijke organisatie de partner te zijn die ze nodig hadden.
Al veertig jaar helpt Hulphond Nederland mensen met een fysieke of geestelijke zorgvraag door de inzet van een hulphond of middels systemische ervaringsgerichte therapie. Waar zij ooit begonnen met alleen het opleiden en plaatsen van honden kan de stichting nu door de toevoeging van therapiesessies bij steeds meer ziektebeelden, gedragsstoornissen en leer- of andersoortige problematiek hulphonden inzetten. Zo zorgt Hulphond Nederland voor een passende hulphond voor iedereen.
Niet alleen het zorgaanbod bij Hulphond Nederland is de afgelopen jaren gegroeid, ook het aantal nieuwe medewerkers nam een vlucht. Stephanie Curfs, Online Marketeer bij Hulphond Nederland, vertelt: “Onze stichting bestaat uit meerdere locaties die verspreid zijn over heel Nederland. Als er nieuwe collega’s bij kwamen, was het dan ook niet heel gek dat je ze bijna nooit zag. Die terugkoppeling kregen we ook steeds vaker terug van medewerkers. Zij misten heel erg die binding met collega’s. In eerste instantie hebben we daar, via Microsoft365, een online koffiecorner voor ingericht, maar dat was echt houwtje-touwtje werk. Kortom, het werd tijd voor een volwaardig sociaal intranet.”
In het landschap van intranetleveranciers is het best een uitdaging om de juiste uit te kiezen. Stephanie: “Samen met mijn stagiaire ben ik toen op onderzoek uitgegaan: Wat zijn de mogelijkheden? Waar moet het intranet aan voldoen? Wat vinden we zelf mooi? Op basis daarvan hebben we een shortlist gemaakt, waar a&m impact in eerste instantie niet eens bij zat. Via onze IT-partij Proxsys werden zij aangedragen. Bij de pitch hadden we al een goed gevoel: een mooi portaal, fijne mensen, snel kunnen leveren én een goede prijs. Als stichting heb je met een kleiner budget te maken en wil je dat zoveel mogelijk geld naar de inzet van hulphonden gaat. Daarom was het voor ons ook echt een voordeel dat we bij a&m impact een basis versie af konden nemen en vanuit daar kunnen uitbreiden met de functionaliteiten die voor ons relevant zijn. Dat werkte voor ons perfect.”
Niet alleen vraag en aanbod sloten goed bij elkaar aan, ook op persoonlijk vlak klikte het goed, aldus Stephanie. “Als het om de samenwerking gaat, heeft Stephanie alleen maar lovende woorden: “De hoeveelheid technische kennis van onze projectmanager Daan Seegers was ontzettend fijn. En wist hij iets niet, dan had hij binnen de kortste keren een antwoord voor ons. Als organisatie hadden wij best een strakke en snelle deadline. Het was daarom superfijn dat a&m impact en in het bijzonder Daan doorpakte en altijd snel een antwoord voor ons had.”
Dat het hier om een stichting gaat, maakt het ook voor a&m impact een uniek project. Het past helemaal binnen de duurzaamheidsvisie die a&m impact heeft. Tom Dellepoort, Operationeel Directeur bij a&m impact, vertelt: “Hulphond Nederland is een stichting die unieke zorg levert, dat verdient ook een unieke communicatieoplossing. Het doel van de stichting vinden wij zo goed dat we samen hebben gezocht naar een samenwerking die aansloot bij onze beide visies en de (financiële) mogelijkheden. Dat we daarnaast onze expertise inzetten om zo een bijdrage te leveren aan de maatschappij, maakt ons trots en voegt waarde toe aan ons werk.”
Het sociaal intranet ontstond vanuit een behoefte bij medewerkers. Hen betrekken in het proces was dan ook belangrijk. Stephanie neemt ons mee in dat proces: “Wij hebben helemaal aan het begin van het project een enquête uitgestuurd onder medewerkers. Wat willen zij zien? Waarvoor zouden ze naar het intranet gaan? Welke systemen gebruiken ze? Die input is heel waardevol geweest, omdat er inzichten naar voren kwamen die wij zelf niet direct hadden. Zo is de bereikbaarheid van collega’s heel belangrijk, informatie over werktijden en manieren om contact met elkaar op te nemen. Maar ook een marktplaats bleek echt een meerwaarde te hebben voor medewerkers. Op basis van die input en met onze eigen kennis, zijn we het intranet gaan inrichten.”
Een inrichting waar collega’s vooral elkaar konden vinden, was dan ook prioriteit. Met de standaardfunctionaliteiten van het intranet kon Hulphond Nederland al snel uit de voeten. Stephanie: “Zoals profielen, waar persoonlijke informatie, contactgegevens en werkdagen ingevuld kunnen worden. Het brengt iedereen meteen op de hoogte van wie er waar werkt. Ook de tijdlijn, het zelf aanmaken van groepen en de chat zijn aangezet, zodat collega’s elkaar kunnen opzoeken via het portaal. Daarnaast kondigen we ook bepaalde momenten aan op het intranet zoals wanneer iemand in of uit dienst gaat en wanneer iemand jarig is. Dan blijf je toch van elkaar op de hoogte.”
Naast een plek voor contact, is het intranet van Hulphond Nederland ook ingericht op informatievoorziening met protocollen, afdelingen en FAQ’s. “Iedere afdeling heeft op het intranet een eigen pagina, waarvoor zij zelf de content hebben aangeleverd. Daar staat wie er tot die afdeling behoort, wat ze precies doen voor Hulphond Nederland en hoe je contact met hen opneemt. Verder proberen we vanuit marketing ook zoveel mogelijk vragen van medewerkers te ondervangen. In plaats van alles telkens opnieuw uitleggen, is het veel handiger om de veelgestelde vragen sectie goed neer te zetten. Zo scheelt het ons veel werk en wordt het voor medewerkers ook overzichtelijker.”
Dat het intranet niet alleen maar stijf en professioneel hoeft te zijn, is te zien aan de manier waarop er gecommuniceerd wordt op het portaal. Stephanie: “We kiezen er bewust voor om het informeel te houden. Het moet ook gewoon leuk zijn om op het platform te kijken. Zo plaats ik iedere week een Dilemma Dinsdag waar collega’s op kunnen stemmen. Medewerkers reageerden daarnaast enthousiast op groepen zoals ‘Recepten’ en ‘Paardentips’, terwijl die niks of weinig met ons werk te maken hebben. En door collega’s die starten en afzwaaien aan te kondigen met een nieuwsbericht getiteld ‘Hello Goodbye’ proberen we het luchtig te houden.”
Terwijl er veel enthousiasme is vanuit collega’s, is het gebruik nog wel wisselvallig. Hoe stimuleer je dat? Stephanie legt uit: “Wij proberen steeds meer naar het intranet te verplaatsen. Bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, een e-learning starten of het reserveren van een ruimte. Willen medewerkers dat, dan zullen ze naar het intranet moeten. Of door belangrijke berichten niet meer te mailen, maar alleen via het intranet te delen. Het intranet wordt zo onmisbaar. Al merk je ook dat sommige medewerkers al wel heel erg betrokken zijn. Als ik een keer de Dilemma Dinsdag mis, dan hoor ik dat meteen haha.”
Het gebruik zal volgens Stephanie ook nog wel kunnen verbeteren als Microsoft365 wordt geïntroduceerd. “Als we die koppeling gaan maken, in oktober 2023, dan wordt het voor medewerkers mogelijk om hun SharePoint bestanden vanuit het intranet te openen. Daarnaast kunnen Teams groepen ook gekoppeld worden aan de groepen op het intranet. Een extra reden voor medewerkers om het intranet te gebruiken, omdat samenwerken op die manier veel makkelijker wordt. Daarmee hopen we ook de waarde en het gebruik van de groepen op het intranet te verhogen,” aldus Stephanie.
Als intranetleverancier zijn wij ontzettend trots op deze mooie samenwerking waarmee wij een stichting als Hulphond Nederland kunnen ondersteunen in hun werkzaamheden. Wil jij ook je steentje bijdragen en lijkt het je mooi om de opleiding van hulphonden te steunen? Kijk dan op de website van Hulphond Nederland voor alle donatiemogelijkheden.
Wil je meer weten over dit specifieke project dat wij samen hebben gedraaid? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij praten graag verder met je.
