# Hoe Zonnehuisgroep Noord medewerkers verbindt op portaal 'Zonnet'

**Een succesvol intranet draait voor zorgorganisatie Zonnehuisgroep Noord om meer dan alleen nieuws delen; het is voor hen de digitale ruggengraat voor kwaliteitsborging en actuele werkinstructies. Onlangs lanceerden zij hun nieuwe portaal 'Zonnet'. Waar het oude systeem vooral gericht was op eenzijdig zenden, brengt Zonnet nu overzicht, rust en verbinding op de werkvloer. Kwaliteitsadviseur en projectleider Dilay Günal en communicatieadviseur Roos Otker delen hun inzichten over de livegang, de overstap naar 'werkafspraken' en het actueel houden van content met de Opruimcoach.**

## In het kort: de highlights

- **Klant:** Zonnehuisgroep Noord
- **Omvang:** Ongeveer 1.600 tot 1.700 medewerkers (ca. 1.036 FTE) en zo'n 700 vrijwilligers
- **Uitdaging:** Een verouderd, niet-gebruiksvriendelijk zendsysteem, versnipperde protocollen en documenten op meerdere plekken en veel e-mailverkeer.
- **Oplossing:** Een modern portaal (Zonnet) van a&m impact met gebundelde 'werkafspraken', twee themapleinen (Zorgplein & Medewerkers Plein), besloten locatie groepen en de Opruimcoach.
- **Resultaat:** Duidelijke structuur op de werkvloer, geautomatiseerd geborgde kwaliteitsdocumenten via decentraal eigenaarschap en steeds meer merkbare verbinding tussen locaties.
- **Geïnterviewden:** Dilay Günal (Kwaliteitsadviseur en projectleider) en Roos Otker (Communicatieadviseur)

## Van verouderd zendsysteem naar een frisse start

Voorafgaand aan Zonnet werkte de organisatie met een verouderd systeem dat niet meer de gewenste gebruiksvriendelijkheid bood. Het was puur gericht op 'zenden', met documenten die verspreid stonden over verschillende plekken.  "We hebben het systeem echt even naar 2026 gehaald," vertelt Dilay. “Het centrale doel was helder: een platform neerzetten waar iedereen snel kan vinden wat hij zoekt, met duidelijke communicatielijnen en een strakke scheiding tussen need-to-know en nice-to-know informatie. Bovendien moest het massale e-mailverkeer flink omlaag door het slim inzetten van besloten locatie groepen."

## Eén centrale plek voor Werkafspraken

Een mooi en misschien ook wel uniek aspect van dit project is de sterke synergie in de projectgroep, waarin onder andere Kwaliteit, Communicatie, HR en IT (Applicatiebeheer) vanaf de start zitting namen. Deze bundeling van krachten leidde tot een cruciale vernieuwing op het gebied van documentbeheer: de overstap van losse protocollen naar gebundelde werkafspraken.

Zorgmedewerkers hoeven niet langer te zoeken in een onoverzichtelijke mappenstructuur. Alle interne werkinstructies en beleidsstukken rondom een thema (zoals 'eten en drinken' of 'medicatie') staan nu op één plek gegroepeerd. Om ook de andere informatie van de organisatie nog overzichtelijker te maken, zijn er twee pijlers opgezet:

- **Het Zorgplein:** beheerd door de afdeling Kwaliteit, met alle specifieke verdiepende informatie voor het werken in de zorg.
- **Het Medewerkersplein:** beheerd door HR, gericht op alle praktische informatie voor de medewerker zelf.

## Content actueel houden met de Opruimcoach

In de zorgsector is het werken met verouderde richtlijnen een groot risico. Zonnehuisgroep Noord koos er daarom bewust voor om de verantwoordelijkheid voor de content decentraal te beleggen bij de afdelingen die er inhoudelijk verstand van hebben, in plaats van bij Communicatie.

Om te voorkomen dat de nieuwe databank vervuilt, maakt de organisatie gebruik van de Opruimcoach:

- Content-eigenaren krijgen automatisch een melding wanneer een document tegen de herzieningsdatum aanloopt.
- Managers van afdelingen zoals Kwaliteit zien via de Opruimcoach direct welke bestanden van hun teamleden actie vereisen.

Dit zorgt voor een gesloten kwaliteits loop waarbij de verantwoordelijkheid ligt bij de inhoudsdeskundige.

## Adoptie in de praktijk: Van gouden wikkels tot de 'Zonnet Goeroe'

Om Zonnet vanaf dag één te laten leven, speelden digicoaches een sleutelrol tijdens de feestelijke livegang. Met vlaggetjes en chocoladerepen met een QR-code naar het platform verwelkomden zij collega's op de locaties. Een knipoog naar ‘Charlie and the Chocolate Factory’ maakte de actie compleet: tien repen bevatten een gouden wikkel voor een speciale prijs en een aantal overige prijzen werden verloot onder medewerkers die direct hun profielfoto uploaden.

Maar het stimuleren van dagelijks gebruik stopt niet na zo'n feestelijke lancering. Roos neemt daarin enthousiast de rol op zich van 'Zonnet Goeroe'. Zij ondersteunt teamleiders proactief en laat zien hoe zij via de locatie groepen meer uit Zonnet halen.

"Sommige teamleiders pakken dit al ontzettend goed op," vertelt Roos trots. "Zij zetten hun eigen locatiegroep in voor de dagelijkse communicatie. Enkele teams starten hun werkdag nu zelfs standaard door eerst even op Zonnet te kijken. Als ik zie dat een locatiegroep zo tot leven komt en er tientallen berichten zijn uitgewisseld, maakt mij dat echt ontzettend trots."

Dat deze combinatie van een creatieve uitrol, actieve coaching en open communicatie écht resultaat oplevert op de werkvloer, bewijst een mooi praktijkvoorbeeld. Communicatieadviseur Roos (zelf zonder zorgdiploma) draaide een dag mee in de zorg en deelde haar ervaringen op Zonnet. Een nieuwe medewerker las het bericht, raakte geïnspireerd en meldde zich meteen bij het planbureau om ook extra uren bij te springen op de groep.

## Eerlijke lessen voor andere zorgorganisaties

De projectgroep kijkt met trots terug op de eerste vier maanden, maar blijft realistisch over de uitdagingen na livegang. Zo ontdekten zij dat de inhoudelijke keuze voor 'werkafspraken-pagina's' technische gevolgen had voor de interne zoekfunctie. Het kostte tijd en afstemming om de zoekresultaten weer optimaal aan te laten sluiten.

De gouden tip van Dilay en Roos voor andere organisaties: "Probeer van tevoren heel goed in kaart te brengen wat de (technische) neveneffecten en consequenties zijn van specifieke inrichtingskeuzes. Accepteer dat kinderziektes erbij horen, los ze samen op en focus je daarna vol op de gedragsverandering en begeleiding van je gebruikers."

## Lees ook:

- [De menselijke klik centraal: Hoe Syndion solliciteren laagdrempelig maakt in de gehandicaptenzorg](https://www.am-impact.nl/nieuws-projecten/hoe-syndion-solliciteren-laagdrempelig-maakt-in-de-gehandicaptenzorg)
- [Zo presteren 100+ zorgwebsites in cijfers](https://www.am-impact.nl/nieuws-projecten/zo-presteren-100-zorgwebsites-in-cijfers)
- [Van informatie-overload naar echte verbinding bij VluchtelingenWerk Nederland](https://www.am-impact.nl/nieuws-projecten/van-informatie-overload-naar-echte-verbinding-bij-vluchtelingenwerk-nederland)