Het opstarten van het sociaal intranet aan het begin van de werkdag: voor communicatie-, ICT- of HRM-medewerker is dat vanzelfsprekend. De zorgmedewerker gebruikt het intranet op andere tijden en manieren. En ook dat kan per organisatie of zelfs per team verschillen. Een universeel gebruik van het sociaal intranet is er (gelukkig) niet. Je precies vertellen wat je ermee kan, kunnen we dan ook niet. Wat we wel kunnen, is je meenemen in de werkzaamheden van één specifieke zorgmedewerker. Lees je mee?
Voor dit inkijkje in het werk van een zorgmedewerker trokken we verder de Achterhoek in naar zorgorganisatie Marga Klompé. De 2300 medewerkers van deze ouderenzorgorganisatie zetten zich iedere dag in om ieder moment speciaal te maken. Marga Klompé biedt wonen met zorg, thuiszorg en zorgdiensten aan ouderen, zowel thuis als vanuit verschillende zorglocaties. Een van die medewerkers is regieverpleegkundige Margret Schout. Jaren geleden is zij begonnen als verpleegkundige op de vloer en daarom weet zij als geen ander wat zorgmedewerkers gedurende hun werkdag gebruiken. Nu is zij vooral werkzaam achter de computer om zaken te regelen voor haar afdelingen, zoals bijvoorbeeld de inrichting van het sociaal intranet, LIV. Dat is iemand die we graag willen spreken!
Iedere medewerker begint zijn werkdag op een andere manier. Een andere tijd, locatie of functie; het zijn allemaal factoren die bepalend zijn voor het gebruik van het intranet. Toch, Margret? “De computers op locaties starten automatisch op met het sociaal intranet. Mijn werkdag begint dan ook altijd met LIV, mijn mail en het ECD. Daaruit rollen dan weer acties die ik gedurende de dag oppak. Heb ik voor werkzaamheden een applicatie nodig, dan open ik die via LIV zodat ik maar één keer hoef in te loggen. Voor mij is LIV de basis van mijn werkzaamheden.”
Margret: “Als regieverpleegkundige ben ik uiteraard wel erg betrokken bij de zorg, maar ik zit in verhouding veel meer achter de computer dan mijn collega’s. Het ritme dat voor mij geldt, is voor hen heel anders. Zorgmedewerkers die op de vloer werken passen het gebruik van het sociaal intranet veel meer aan op hun werkritme. Moeten zij bijvoorbeeld vroeg werken dan zijn ze ’s ochtends vooral bezig met de overdracht. Het sociaal intranet lezen zij dan bijvoorbeeld de avond daarvoor. Zo moet je het intranet ook zien: het moet zich schikken naar de behoefte van de gebruiker.”
En zo begon het ook, vanuit een behoefte. Nienke Hubers, Communicatiemedewerker bij Marga Klompé, vertelt: “Eind 2018 zijn wij gestart met het opzetten van het sociaal intranet omdat we zochten naar een manier om de communicatiestromen te verbeteren. Veel ging nog op papier en werd zo onderling gedeeld. Informatie, zoals en organisatienieuws, moest centraal beschikbaar worden. Voor ons als communicatie was het dé manier iedereen in de organisatie te bereiken en te verbinden. Want dat is waar LIV voor staat: Leren, Inspireren en Verbinden. Het sociaal intranet moest een vast onderdeel van het werk gaan worden.”
Ook bij Margret was er een behoefte: “Toen ik vier jaar geleden bij Marga Klompé begon, leerde ik de organisatie kennen via een overdacht in een Word-bestand, losse bestanden op de pc en uitgeprinte agenda’s met cliëntgegevens. Een centrale plek voor alle informatie was daarin veel handiger geweest. En dat bleek er al te zijn in de vorm van LIV. Het sociaal intranet draaide al wel binnen de organisatie, maar het gebruik stond nog in de kinderschoenen. Met het gehele team hebben we gezeten om te bepalen hoe we dat meer vorm konden geven. Stap 1: vanaf 1 januari geen losse flodders en bestanden meer. Best spannend voor sommigen, maar als je kartrekkers inzet dan zien mensen vanzelf hoe handig het is.”
Op haar eigen locatie is zij vanaf dat moment gaan bouwen aan het sociaal intranet. Hoe heb je dat aangepakt Margret? “Binnen de groep van mijn team/locatie heb ik samen met een aantal teamleden de regie gepakt. Langzaamaan zijn we het gaan inrichten zodat het voor ons werkt. Voorheen was het zo dat bestanden moeilijk vindbaar waren in onze groep, omdat bestanden gewoon in één lijst terecht kwamen. Toen heb ik kopjes ingericht op basis van jaartal, project of doel. Het is overzichtelijk en makkelijk te doorzoeken, zodat iedereen weet waar ze belangrijke informatie kunnen vinden.”
“Op onze locatie hebben we 68 medewerkers, richtlijnen zijn dan ook wel handig. Zo zijn we selectief in wat we wel en niet delen. Ik zeg altijd: ‘is dit bericht relevant voor iedereen?’ Anders kan het ook in een selecte groep gedeeld worden. Daarnaast heb ik iedereen geattendeerd op de geldende regels binnen Marga Klompé. Zorggerelateerde en privacygevoelige zaken die moeten in het ECD, LIV is vooral voor werk- en persoonlijke zaken. Ik heb in het begin wel wat lijntjes uitgegooid, maar verder heb ik nooit mensen hoeven stimuleren iets te posten. LIV wordt echt heel goed gebruikt binnen onze organisatie.” En de cijfers liegen er niet om. Uit de analyse van a&m impact van het portaal blijkt dat de locatie van Margret een van de meest bezochte groepen blijkt te zijn op het sociaal intranet van Marga Klompé.
Terwijl het sociaal intranet van de hele organisatie is, zijn de groepen door teams zelf in te richten. Regelmatig wordt daar wel over gesproken tussen teams. Marget: “In het begin was er nog best wat gemopper over de richtlijnen rondom onze groep, maar nu hoor ik regelmatig dat wij als locatie het intranet heel anders hebben ingericht. En dat ze daar toch wel héél blij mee zijn.” Organisatiebreed kan Nienke dat beamen: “Al in de beginfase van het sociaal intranet in 2019 zijn wij bij een aantal teams langsgegaan om uit te leggen hoe LIV efficiënt ingezet kan worden om de communicatie te verbeteren. We hebben binnen onze organisatie meer dan 100 teams, dus bij ieder team aansluiten was geen optie. Echter hebben gemerkt is dat het als een olievlek werkt. Wat we bij het ene team deelde, spreidde zich langzaam uit naar de overige teams.”
Het intranet bij Marga Klompé geeft dus de vrijheid om zelf groepen aan te maken en informatie daarin te organiseren. Juist die vrijheid maakt het voor medewerkers zoals Margret werkbaar. Nienke: “De tijdlijn was in het begin (en nog steeds) best een struggle voor ons, hoe zorg je ervoor dat het overzichtelijk blijft? Nu hebben we vanuit communicatie bepaald: de tijdlijn is van de medewerker, nieuws berichten delen we niet meer in de tijdlijn, maar alleen nog in het nieuwsoverzicht. Daarnaast leggen we uit dat groepen als favoriet ingesteld kunnen worden, zodat je snel bij de informatie kunt komen die je nodig hebt voor je werk. Medewerkers krijgen de vrijheid de tijdlijn en groepen te gebruiken naar wat voor hen werkt. Een stuk autonomie waar de meeste heel blij mee zijn.”
Aan het eind laat Margret nog even zien hoe zij de groepenpagina heeft ingericht op haar locatie. Overzichtelijke mappen, actieve reacties op de tijdlijn en bovenal alles precies zo ingericht dat het werkt voor alle 68 medewerkers op de locaties. Én toch nog wat dingen die misschien anders kunnen. Want het intranet blijft altijd in ontwikkeling. “Vanuit de medewerkers krijg ik wel ideeën doorgestuurd over wat ze missen, wat op LIV geplaatst/gedeeld kan worden. Ik geef altijd aan, ga zelf op ontdekking wat je met het sociaal intranet kan en wat je erop geplaatst wil hebben. Ik ben dan wel de kartrekker, LIV is van alle zorgmedewerkers.”
Benieuwd hoe jij jouw zorgmedewerkers kan stimuleren het sociaal intranet in te richten zodat het past bij hun behoeftes? Neem dan contact met ons op. Met 25 jaar ervaring en vele zorgklanten weten wij wat er speelt en denken graag met je mee.
