Medewerkers van Bartiméus werken vanaf vandaag vanuit een nieuw intranet. In de afgelopen maanden werd er flink gebouwd aan de centrale werkplek voor en door alle medewerkers. Sabine van Wanrooij, Adviseur Online communicatie bij Bartiméus, vertelt over het nieuwe intranet.
Sabine: “‘Een intranet dat eraan bijdraagt dat het werken bij Bartiméus makkelijker en leuker maakt.’ Dat is ons uitgangspunt geweest. We beseffen ons dat de mensen die bij Bartiméus werken het verschil maken. En dat we met een slim ingericht portaal een verschil kunnen maken voor die medewerkers. Heel simpel door hen relevant nieuws, makkelijk te vinden informatie en kennis en contactgegevens van collega’s te bieden.
Het nieuwe intranet zet de medewerker centraal. Vanuit het besef dat er verschillende interne doelgroepen zijn die allemaal een eigen informatiebehoefte hebben, is het intranet zo opgezet dat elke medewerker het op zijn eigen manier kan personaliseren. Hierdoor wordt ervoor gezorgd dat zowel medewerkers op kantoor als ook de medewerkers op de woningen én het personeel in het onderwijs voor hen relevant nieuws makkelijk beschikbaar heeft.”
Maar hoe houd je nu de content actueel? Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat er geen verschillende versies van een document in omloop komen? Dat honderden pagina’s en relevante documenten ook structureel gecontroleerd worden. En makkelijk vindbaar. Daar speelt het platform van a&m impact met de Opruimcoach een grote rol in. Sabine: “Elk bestand en iedere pagina heeft een vervaldatum en een eindverantwoordelijke. Deze wordt tijdig op de hoogte gesteld om de informatie van het bestand te checken en up-to-date te houden. Op deze wijze geeft het ons overzicht en grip op de verschillende versies van bestanden. Dit komt de gebruiker -de medewerker- ten goede bij de uitvoering van zijn of haar werk.”
Sabine: “Het intranet heeft een eenvoudige hoofdnavigatie en is ingedeeld in thema’s in plaats van op afdelingen. Daarnaast kunnen de documenten in de centrale bibliotheek gefilterd worden op bijvoorbeeld type document en klantgroepen. Een flinke puzzel om dit voor elkaar te krijgen, maar het idee hierbij is dat het de medewerker gaat helpen om sneller en makkelijker up-to-date informatie te vinden.”
Ook om het makkelijk te maken voor de medewerkers zijn er bij de livegang van het nieuwe intranet door technische koppelingen met systemen de meeste gegevens van de medewerkers van Bartiméus al ingeladen op hun profielpagina en hoeven ze zelf niet veel meer aan te vullen. Sabine: “Zo weten we gelijk ook zeker dat de gegevens goed staan. Ook is de zoekfunctie aangepast. Je kan nu iemand vinden door op bijvoorbeeld een deel van de naam of telefoonnummer of functie te zoeken. Onze collega’s kunnen elkaar hierdoor een stuk sneller vinden!”
“We hebben tijdens het hele traject met toetsgroepen het intranet getest en feedback verwerkt. Dat blijven we ook in de toekomst doen. Vooral omdat we van de medewerkers willen horen waar ze tegenaan lopen en wat er beter kan. De mogelijkheden voor aanpassingen biedt dit platform ook heel erg. Uiteindelijk is het een intranet ván en vóór de medewerkers en daar zijn we trots op. Er is door een grote groep collega’s met allemaal hun eigen kennis en kwaliteiten echt heel hard gewerkt om een enorme verbeterslag te maken.”, aldus Sabine.
Bartiméus is een gerenommeerde organisatie met 1900 medewerkers en ruim 800 vrijwilligers, die zich inzet voor mensen met een visuele beperking. Ze bieden uitgebreide ondersteuning, innovatieve oplossingen en gespecialiseerde diensten om te zorgen dat mensen die blind of slechtziend zijn een leven kunnen leiden dat bij hen past.
Wij wensen Bartiméus veel succes en plezier met dit nieuwe platform!
