impact met de digitale werkplek

De digitale zorgwerkplek is dé centrale hub voor zorgmedewerkers. Locatieonafhankelijk, vanaf ieder apparaat en op elk moment toegang tot alles wat medewerkers nodig hebben om hun werkdag goed te laten verlopen.

In een zorgorganisatie waar veel verschillende medewerkers, vrijwilligers en externen aan het werk zijn, wil je iedereen betrokken houden. Het sociaal intranet zorgt al voor betere digitale communicatie binnen organisaties door de interactiemogelijkheden. De digitale werkplek gaat verder en ontsluit alles wat zorgmedewerkers nodig kunnen hebben in hun werk. Zo ontstaat één centrale plek voor informatie, communicatie en toegang tot de benodigde applicaties.

Het interactieve platform houdt medewerkers op de hoogte van ontwikkelingen, maar geeft hen ook de ruimte daar zelf aan bij te dragen. Kennisdelen is daar een groot onderdeel van. Geen eindeloze stroom aan berichten/mails, maar alles overzichtelijk op één plek waar het direct inzichtelijk is voor collega’s. Doordat de informatievoorziening compleet is, of het nou gaat om documenten, (kwaliteits)handboeken of nieuws, is samenwerken via het intranet een stuk eenvoudiger. Op de digitale werkomgeving zijn daarnaast via het portaal werkapplicaties geïntegreerd. Zo kunnen medewerkers alles via één plek bereiken en houden zij meer tijd over voor hun werkzaamheden in de zorg.

Om de digitale werkomgeving te realiseren, werken wij vaak samen met verschillende IT-partners. Wij creëren een gebruikersvriendelijke schil, ook wel het sociaal intranet, over het bestaande applicatie- en datalandschap heen. Het implementeren, migreren en beheren van softwareapplicaties, cloudoplossingen en services ligt in handen van onze partners. Gebundeld maakt dit de digitale werkplek. De eindgebruiker kan makkelijk navigeren door zijn werkplek, maar wel met alle nieuwste technieken en ondersteuning. Enkele van deze IT-partners kennen we ondertussen goed en werken we goed mee samen.

• De digitale werkplek wordt toegankelijker voor al je medewerkers om te gebruiken doordat zij direct vanuit één locatie kunnen schakelen naar externe applicaties. Meer over eenmalig inloggen. >

• Medewerkers kunnen efficiënter werken omdat alle (corporate) informatie centraal en overzichtelijk te vinden is. Daarnaast is eindeloos zoeken verleden tijd met de allesomvattende zoekfunctie die wij integreren. Meer over zoeken en vinden. >

• De corporate informatievoorziening vanuit de organisatie is overzichtelijker doordat updates en belangrijke informatie direct gedeeld kan worden met de hele organisatie óf juist met een specifieke groep. Meer over informatie delen. >

• Samenwerken in groepen is makkelijker te initiëren en organiseren door medewerkers door het aanmaken van groepen gebaseerd op bijv. locatie, afdeling of project. Meer over samenwerken groepen. >

• Mijn digitale werkplek: een gepersonaliseerd dashboard met directe toegang tot applicaties zorgt ervoor dat de digitale werkplek aansluit op de behoefte van iedere medewerker. Meer over toegang tot applicaties. >

• Alle handboeken en protocollen die je nodig hebt voor goede zorgverlening zijn snel en veilig geïntegreerd op één centrale plek. Meer over handboeken en protocollen. >

• Bestanden zijn altijd up-to-date en direct te (her)gebruiken door de integratie van documenten in de digitale werkomgeving. Meer over documenten hergebruiken. >

• Namen, gezichten en contactgegevens van collega’s zijn makkelijk te vinden in het online smoelenboek. Meer over collega’s vinden en volgen. >

• Nieuwe medewerkers al onderdeel van je organisatie maken vóór de eerste werkdag of vertrekkende medewerkers netjes begeleiden. Meer over onboarding en offboarding >

• Informatie wordt echt overal bereikbaar door ambulante medewerkers te voorzien van een mobiele app en informatie op televisieschermen op de afdeling/locatie te tonen. Meer over narrowcasting en mobiele apps >

• Met Identity Access Management (IDM) wordt de authenticatie en autorisatie van gebruikers geregeld. De gebruikersgegevens worden opgeslagen en op basis van deze gegevens kunnen toegangsrechten worden verleend. Zo weet je zeker dat medewerkers en andere persona’s alleen te zien krijgen wat voor hen noodzakelijk is.

• Door de koppelingen met applicaties kunnen medewerkers direct vanuit het intranet alle applicaties openen die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Met single-sign on kan dit zelfs zonder extra in te moeten loggen.

• Een digitale werkplek die veilig beschikbaar is op elk mobiel apparaat wordt beheerd via MDM, oftewel Mobile Device Management. Alle mobiele apparaten, zoals smartphones, tablets en laptops die in omloop zijn in de organisatie, kunnen via MDM vanaf één centraal punt worden beheerd. Zo zijn instellingen, gebruikersrechten en data altijd beveiligd.

• Het intranet en alle koppelingen werken via de Cloud. Om data te beschermen is een veilige en sterke wifi-verbinding noodzakelijk.

• Sommige documenten wil je ook offline beschikbaar hebben. Met de file en print oplossing kunnen bestanden zowel lokaal als in de cloud worden gebruikt. Door je printopdracht via cloud print te versturen, kun je op iedere bedrijfsprinter je geprinte documenten ophalen.

• Direct toegang hebben tot je documenten, agenda-items, e-mailberichten, taken, gebruikers en gebruikersgroepen. Met de Office/Microsoft 365 integratie kunnen medewerkers vanuit het intranet direct aan de slag. De toevoeging van Teams maakt daarnaast samenwerken makkelijker en sneller.

• Altijd een backup van je bestanden in de cloud met Office365 backup. Een backup voorziet in het terughalen van data wanneer dit door een hack, aanval, storing of ongewenste verwijdering verloren is gegaan.

• De applicaties van Microsoft 365 kan op verschillende manieren worden ingezet. Met een governanceplan weet iedereen in de organisatie welke rollen en verantwoordelijkheden bij het gebruik van Microsoft 365-applicaties. Zo ontstaat een overzichtelijke werkplek voor alle medewerkers.

Een digitale werkomgeving moet de centrale hub van medewerkers worden. Belangrijk is dan ook dat het aansluit bij de behoefte van de eindgebruiker. Iedereen in de organisatie moet het kunnen én willen gebruiken. Het ondersteunen van nieuwe medewerkers in het introductieproces is heel belangrijk. De adoptie van de digitale werkplek bij de organisatie is onderdeel van onze werkwijze.