BeterScoren met het online managementdashboard

Het onderwijs moet beter en kàn beter gemanaged worden, als je maar de juiste tools in handen hebt. Vanuit die overtuiging bedacht BeterScoren een onderwijsprestatiemonitor (genaamd Dashboard 3.0) dat schoolleiders de benodigde handvatten geeft om resultaten direct bij te sturen. Het organisatieadviesbureau vroeg a&m impact om dit online dashboard, inclusief de onderliggende techniek, te ontwikkelen. Het werd een uniek project met de nodige complexiteit en uitdagingen.

Informatie structureren voor meer succes

Wim ten Broeke, directeur van BeterScoren: 'We misten een borgingsinstrument om een onderwijsinstelling te laten zien of ze op de goede manier bezig zijn met het uitvoeren van hun strategie. In de ontwikkelde prestatietool leggen scholen op basis van strategische doelstellingen KPI's (Kritieke Prestatie Indicatoren) vast. Op een aantal universele indicatoren zoals instroom en uitstroom na, is dit voor iedere organisatie uniek. De KPI-doosjes zijn in eerste instantie leeg en worden bij een klant gevuld met zaken die zij belangrijk vinden om op te sturen.'

Langdurige samenwerking

BeterScoren zocht een kundige applicatieontwikkelaar die dit technisch aankon. Ze keken echter ook verder dan dat. Wim: 'Je bent vooral op zoek naar een betrouwbare partner die samen met jou een bepaalde weg in wil en kan slaan. En dat vonden we bij a&m impact. Niet alleen waren zij kundig op technisch gebied, ze waren ook geïnteresseerd in de materie. Zo konden ze dankzij de bedrijfskundige achtergrond van enkele medewerkers heel goed meedenken over de opzet en toekomstige ontwikkelingen.'

'Dit is echt zo'n project waar flink wat uitdagingen op je liggen te wachten,' vertelt Arno ten Hagen, van a&m impact. 'Zo moet je rekening houden met verschillende periodes voor metingen en rapportages, zoals maandelijks, jaarlijks of per kwartaal en wordt er gewerkt met boekjaren en schooljaren. Verder maken de relaties, verbanden en afhankelijkheden die tussen datasets gelegd kunnen worden het ingewikkeld.'

Realtime inzicht in prestaties

Arno: 'Het krachtigste onderdeel van deze applicatie is dat al deze informatie geaggregeerd wordt van de onderste lagen in de organisatie tot aan de hoogste afdeling. Zo heb je niet alleen een verzameling van data, maar informatie waar je echt iets mee kunt. Niet een stapel data en cijfers die je moet doorploeteren, maar één scherm dat toont hoe de organisatie presteert. Het systeem legt zelf al verbanden en maakt prestaties in één oogopslag duidelijk door de heldere visuele presentatie. Real-time, dus iedere dag aangepast en up-to-date. Informatie waar schoolleiders en docenten echt wat mee kunnen.'

Implementatie op scholen

BeterScoren heeft het systeem inmiddels bij verschillende scholen uitgerold en begeleidt ze hierin intensief. Wim: 'We werken samen met de directie en het management om op basis van visie, missie en strategische doelstellingen alle gewenste prestatie-indicatoren uit, en richten daarmee het systeem in. De school hoeft dan alleen de resultaten in te vullen en kan de applicatie direct gebruiken om op koers te blijven. Vervolgens bieden wij vanaf de zijlijn hulp en geven advies hoe ze hun prestaties kunnen verbeteren om successen te boeken. Nu alle nodige informatie direct beschikbaar is kan dat veel sneller en efficiënter.'

Flexibele projectaanpak

a&m impact kijkt terug op een bijzonder traject. Arno: 'Het betrof een pittige opdracht waar we samen met het hele team en BeterScoren intensief aan hebben gewerkt én blijven werken op basis van Scrum. Op voorhand weet je niet wat je allemaal tegen kan komen en daarom werken we met korte sprints toe naar het uiteindelijke resultaat. Door de complexiteit die ten grondslag ligt aan de applicatie en de strakke deadline zijn er keuzes gemaakt in het traject, waardoor het op het eind nog even spannend werd of we op tijd konden leveren. Uiteindelijk is dit gelukt en hebben we een hele nieuwe applicatie ontwikkeld die uniek is in zijn soort. We zijn er trots op dat we dit samen met BeterScoren hebben kunnen neerzetten.'



‹ Terug naar het overzicht